Dịch vụ BPO (Business Process Outsourcing): là khái niệm để chỉ việc sử dụng các dịch vụ liên quan của các nhà cung cấp chuyên nghiệp bên ngoài thay vì tự tổ chức cung cấp (in-house) nhằm giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh cũng như khả năng tập trung phát huy những mặt mạnh của doanh nghiệp.

Có nhiều cách nói khác nhau về dịch vụ BPO như “Dịch vụ gia công quy trình doanh nghiệp”, “Thuê ngoài qui trình kinh doanh”, “Dịch vụ nghiệp vụ doanh nghiệp” hoặc “Thuê ngoài tác nghiệp”. Hiện nay BPO là một trong những ngành công nghiệp phát triển nhanh chóng ở nhiều nước trên thế giới như Trung Quốc, Ấn Độ, Phillippines....

.     Dịch vụ BPO của FSI bao gồm

1 Xử lý dữ liệu:

Từ những yêu cầu của khách hàng về việc thu thập và xử lý thông tin sẵn có trên những Form được cung cấp, từng bước của quy trình xử lý được thực hiện một cách khép kín, nhằm cho ra kết quả chính xác và bảo mật trong thời gian ngắn nhất.

FSI có thể xử lý hầu hết tất cả các định dạng form: Hóa đơn, hồ sơ, phiếu điều tra, hợp đồng, báo cáo tài chính,…

Quá trình xử lý form thông thường thực hiện qua các bước sau

1.1 Scan form: Các Form nhận từ khách hàng sẽ được scan toàn bộ với máy scan chuyên dụng kỹ thuật cao nhằm chuyển đổi Form từ tài liệu giấy sang những hình ảnh số hóa.

1.2 Truy xuất dữ liệu: Dựa trên những công nghệ nhận dạng tiên tiến như Form Reader, OCR, Fscanner, Kodak Capture Pro, … FSI phát triển từng phần mềm riêng cho mỗi loại Form để truy xuất dữ liệu của các hình ảnh vừa được số hóa. Độ chính xác cao nhất mà các phần mềm nhận dạng được đối với những Form có hình ảnh rõ ràng có thể lên đến 99,99%

1.3 Kiểm tra dữ liệu

Được thực hiện theo hai bước:

- Kiểm tra ngẫu nhiên những dữ liệu đọc được từ phần mềm.

- Kiểm tra 100% dữ liệu không đọc được bởi phần mềm.

1.4 Kết xuất dữ liệu đầu cuối

Dữ liệu số hóa sẽ được kết xuất dưới bất kỳ hình thức nào mà khách hàng yêu cầu như CD, DVD, giao thức FTP hoặc tải lên trang web. Hình ảnh số hóa và Form cũng được trao trả lại cho khách hàng ngay sau khi các bước xử lý Form hoàn tất.

2. Quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management)

Dịch vụ quản trị cơ sở dữ liệu của FSI gồm 3 mảng chính:

2.1 Thu thập cơ sở dữ liệu

FSI thu thập những thông tin từ các cơ sở dữ liệu sẵn có, từ những trang web hay từ bất kỳ nguồn nào mà khách hàng cung cấp. Toàn bộ những thông tin này sẽ được đưa vào các ứng dụng cơ bản như: MS-Word, MS-Excel, MS-Access, hoặc những ứng dụng khác như web, database, server...

Những cách thức thu thập thường được sử dụng:

- Thu thập thông tin qua điện thoại

- Thu thập thông tin qua Internet

- Thu thập thông tin qua bản ghi

2.2 Kiểm tra và hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu

Từ những cơ sở dữ liệu sẵn có của khách hàng, FSI kiểm tra độ chính xác và sự phù hợp của những dữ liệu đó so với các điều kiện mà khách hàng đặt ra. Những dữ liệu sai sót, không phù hợp sẽ được chỉnh sửa hoặc loại bỏ nhằm mang lại cho khách hàng hệ thống cơ sở dữ liệu hoàn hảo nhất.

2.3 Giải pháp lưu trữ và quản trị cơ sở dữ liệu

FSI cung cấp dịch vụ trọn gói từ việc thu thập, chuyển đổi dữ liệu cho đến thiết kế phần mềm phục vụ công tác lưu trữ và quản trị dữ liệu. Khách hàng có thể cung cấp thông tin cho chúng tôi hoặc cung cấp những điều kiện về thông tin, cơ sở dữ liệu sẽ được thiết lập để tổng hợp những thông tin đó. Sản phẩm cuối cùng sẽ được chuyển giao cho khách hàng bằng CD, DVD hoặc theo bất kỳ phương thức nào khách hàng yêu cầu.

Ưu điểm của giải pháp là tất cả các dữ liệu được tổ chức hợp lý, chặt chẽ và rất dễ dàng trong việc sử dụng, tìm kiếm, cập nhật thông tin theo mong muốn của người sử dụng. Giải pháp này thường được ứng dụng cho các dạng tài liệu như: catalog, báo, sách, tạp chí, bản vẽ, email…

Để được tư vấn miễn phí về sản phẩm – dịch vụ số hóa tài liệu liên hệ:
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát Triển Công nghệ FSI

Hotline              : 0904 805 255

Mail                  : support@fsivietnam.com.vn,

Website           : www.sohoatailieu.vn - www.sohoatailieu.com

Read more…

Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Ví dụ khi Nokia tung ra một sản phẩm điện thoại di động đời mới, công ty này sẽ tổ chức một sự kiện công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia s ự ki ện quan tr ọng này.

Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp...

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

Người tổ chức sự kiện không chỉ lên thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình

Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống.

Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào”. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.

Nghề làm event đòi hỏi sức khỏe, chịu vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các event. Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói "được", tuyệt đối không có từ "không" khi nói chuyện với khách hàng.



Tuy có nhiều vất vả song event đang là nghề thời thượng, thu hút khá nhiều sự quan tâm của giới trẻ. Dù áp lực công việc có cao đến mấy nhưng lại đang là nghề được giới trẻ "săn đón" bởi nghề event có nhiều niềm vui mà không phải ai cũng có được, nhất là khi chương trình mình thiết kế nhận được sự hưởng ứng của nhiều người

Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều. Đối với các sự kiện lớn hoặc quan trọng, khách hàng thường tin tưởng giao phó cho các công ty chuyên nghiệp có kinh nghiệm tổ chức. Tại Việt Nam hiện nay chưa hề có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện mà người làm nghề này chủ yếu chỉ học từ những thành bại của mỗi sự kiện và từ chính yêu cầu của khách hàng.

Chỉ cần tổ chức một sự kiện, bạn có thể kiếm tiền mua cả một căn hộ trị giá vài chục nghìn đô hay số tiền bạn kiếm được mỗi giờ cũng vào khoảng 20-40 USD. Sự kiện có quy mô càng lớn thì số tiền một planner có thể kiếm được càng nhiều. Do đó, nếu bạn yêu thích và thấy mình hội đủ những yếu tố để làm một Event Planning, thì tại sao bạn lại không thử nhỉ?

Read more…

Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm... Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại.

Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :

1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị 

Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường.

Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.

2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp 

Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư.



Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu.

Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.

4. Đặt mục tiêu cụ thể

Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.

5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng

Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương.

Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.

6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày

Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một phần công việc phải được thực hiện mà thôi.



7. Quảng bá sự kiện

Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia.

Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.

8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ

Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác.

9. Nhân lực là yếu tố quan trọng

Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin.

Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.



10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh

Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.

Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.

Read more…

Giao lưu là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị.

Giao lưu có rất nhiều hình thức thể hiện như: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền… một buổi hội thảo, trao đổi.

Riêng bài này chỉ nhằm giới thiệu giao lưu là một hình thức hoạt động văn hóa, văn nghệ, loại hình mà hiện nay ở các cơ sở Đoàn – Hội thường hay tổ chức.

A. Công tác chuẩn bị:

Để chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như ý định, trong chuẩn bị cần nắm chắc các ý sau:

1. Mục đích yêu cầu của cuộc giao lưu:

Do xuất phát từ khái niệm giao lưu nên người tổ chức cần xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình.

¨ Chức năng giáo dục và rèn luyện:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, bằng hình thức thi tìm hiểu, hái hoa dân chủ, tái hiện lịch sử… ta có thể lồng vào các nội dung tìm hiểu về Đảng, Đoàn, Bác Hồ, về kiến thức chung, về phong tục tập quán của một địa phương, hay đơn vị cụ thể nào đó…

¨ Chức năng giải trí, vui chơi:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, ta có thể lồng vào các hình thức: hát, kể chuyện, trò chơi sinh hoạt… tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, tạo cho các thành viên trong đơn vị tính dạn dĩ, lòng tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông…

2. Đối tượng cuộc giao lưu

Về đối tượng ta nên nắm cụ thể: số lượng bao nhiêu? Thành phần nào? Chia bao nhiêu tổ, toán? Chia theo từng đơn vị hay pha trộn nhiều đơn vị thành 1 tổ? Số lượng nam nữ có tương đồng không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Tuổi? Đặc biệt là trình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng có tương đồng hay không? Đây là điều quan trọng vì rất nhiều chương trình giao lưu không thành công bởi xuất phát từ đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác, số lượng…

3. Thời gian giao lưu:

Nên nắm tổng thể thời gian có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…? Theo nguyên tắc hoạt động thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít. Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu là ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục, thể thao, tham quan ngắm cảnh… nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa, văn nghệ… phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghỉ, các sinh hoạt cá nhân.

4. Địa điểm giao lưu:

Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời? Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí? Thời tiết lúc giao lưu diễn ra? Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục?

5. Hình thức qui mô cuộc giao lưu:

Hình thức, qui mô cuộc giao lưu thể hiện ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung, hình thức thể hiện, đến số lượng người tham gia lẫn đại biểu đến dự.

Thí dụ: Đêm giao lưu sẽ có diễn văn nghệ, vậy trong văn nghệ đó người diễn có tập dợt nhiều không hay chỉ là xử lý tình huống? Dàn âm thanh ánh sáng được chuẩn bị như thế nào? Có chụp ảnh, quay phim? Có đại biểu dự nhiều không? Khán giả là ai? Số lượng…?



6. Nội dung cuộc giao lưu:

Nội dung nào để giáo dục? Rèn luyện? Giải trí? Làm quen? Để chúc mừng? Để tự thể hiện mình? Hình thức nào thể hiện các nội dung đó? Hình thức có phù hợp với đối tượng?

7. Phương tiện phục vụ cho cuộc giao lưu:

- Phục vụ cho ăn, ngủ nghỉ, đi lại (nếu có).

- Phục vụ cho các hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, nước uống, trang trí, đàn, máy ảnh.

- Phục vụ cho các nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm,…

- Quà thưởng, quà lưu niệm…

8. Ban tổ chức cuộc giao lưu:

Dự kiến ban tổ chức bao nhiêu người? Thành phần gồm có ai? Chia bao nhiêu bộ phận? Phân công nhiệm vụ gì cho mỗi bộ phận và cá nhân?...

Cần phối hợp chặt với đơn vị giao lưu để cùng thỏa thuận, để chuẩn bị tốt các nội dung trên. Tránh tự ý đề ra nội dung sau đó buộc các đơn vị bạn phải theo ý định của riêng đơn vị mình.

B. Lên chương trình chi tiết cuộc giao lưu:

Từ các ý đã chuẩn bị của phần (A) ta cần cụ thể hóa thành chương trình chi tiết sau:

Chương trình chi tiết:

I. Mục đích yêu cầu cuộc giao lưu: (nêu cụ thể ra thành 2 nội dung: mục đích, yêu cầu).

II. Nội dung và hình thức cuộc giao lưu: (nêu cụ thể các nội dung có được, các hình thức thể hiện cụ thể qui mô dự định diễn ra…).

III. Thời gian, địa điểm, nhân sự: (nêu rõ thời gian tổng thể, địa điểm ở đâu? Bao nhiêu địa điểm? Tổng số nhân sự tham gia? Chia bao nhiêu tổ?).

IV. Chương trình chi tiết:


KHAI MẠC



1. Tập hợp lực lượng: (cần nhanh gọn để tạo ra khí thế phấn khởi ban đầu cho cuộc giao lưu).



Một số hình thức tập hợp lực lượng được sử dụng nhiều như:

- Nếu giao lưu trong hội trường: trước khi diễn ra, đơn vị chủ nhà nên có mặt trước, khi đơn vị bạn tiến vào hội trường sẽ đón bằng cách hô băng reo, sau đó là các bài hát tập thể chào mừng (Mừng anh, Nụ cười hồng, Bốn phương trời…).

- Nếu giao lưu ở ngoài sân: đơn vị chủ nhà nên tổ chức chơi một số trò chơi để tạo không khí vui tươi, sau đó có thể dùng các bài hát chào mừng, hát sinh hoạt tạo thành liên khúc để mọi người trong vòng tròn tạo nên đội hình rồng rắn mời gọi các thành viên của đơn vị bạn gia nhập vòng tròn.

- Nếu muốn “pha trộn” lực lượng các đơn vị giao lưu, trước khi vào vị trí ta nên tổ chức trò chơi “ghép tim”.

- Nếu muốn tạo sự tự nhiên trước khi giao lưu có thể chơi một số trò chơi khác như: nhảy sạp vào hội trường (ai nhảy không đúng mời ra nhảy lại), đường lên thiên đàng (đi vào lối có đèn để “được” Ban tổ chức thị thực bằng các hành động hài hước vẽ mặt, bôi lọ…).

- Nếu muốn tạo khí thế vui khỏe thì tổ chức diễu hành, có lời giới thiệu khi từng đơn vị tiến vào hội trường.

2. Tuyên bố lý do:

Tùy theo tính chất từng cuộc giao lưu có thể nói nghiêm túc hoặc nhẹ nhàng, vui tươi dí dỏm. Tuyên bố nên ngắn gọn, súc tích xoay quanh các ý sau:

- Lập lại mục đích ý nghĩa được giao lưu.
- Tinh thần đoàn kết và hữu nghị các đơn vị.
- Tin tưởng cuộc giao lưu sẽ thành công.

3. Giới thiệu đại biểu:

Giới thiệu đại biểu trong giao lưu có nhiều hình thức; nếu để tạo tính nghiêm túc thì đơn vị chủ nhà có thể đảm nhiệm cả các thủ tục khai mạc, nội dung, bế mạc, trong đó có giới thiệu đại biểu. Nếu để tạo sự gần gũi thân mật giữa các đơn vị thì có thể bố trí tại đơn vị nào giới thiệu người tham gia lãnh đạo đoàn, đại biểu của đơn vị mình… Trong giới thiệu đại biểu nên:

- Giới thiệu đại biểu cấp cao trước.
- Giới thiệu đại biểu là khách trước, chủ nhà sau.



Lưu ý:

- Đừng quên giới thiệu lực lượng tham gia.
- Được giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ hoặc do ta sai sót).

4. Thông qua chương trình:

- Thông qua tổng thể các nội dung của chương trình để mọi người theo dõi.
- Nên sơ nét cách chơi, luật chơi… của các nội dung dự kiến

5. Giới thiệu ban giám khảo, thư ký, người dẫn chương trình:

- Thành phần Ban giám khảo gồm: chánh chủ khảo, các thành viên.
- Thư ký: từ 1 – 2 người.
- Người dẫn chương trình: từ 1 – 2 người.

Lưu ý:

- Ở Ban giám khảo nên cơ cấu có đại diện các đơn vị tham gia giao lưu, chọn người am hiểu các nội dung, có thời gian dự xuyên suốt và không vướng bận các nội dung khác để chấm điểm chính xác (có tham khảo trước khi công bố).
- Ở người dẫn chương trình: nên chọn người am hiểu công việc này.


VÀO CHƯƠNG TRÌNH



Cần lưu ý các việc sau đây:

- Thứ tự các nội dung, tiết mục, sau khi hội ý xong cần ghi cụ thể để tránh nhầm lẫn, bỏ sót.

- Về bố trí tiết mục: nên xen kẽ nhau để các đơn vị được lần lượt xuất hiện trước mọi người.

- Cần tạo cao trào cho phần mở màn và kết thúc. Ví dụ: tốp ca, đồng ca, hợp ca thường đóng vai trò mở màn, đơn ca, thơ, kể chuyện, ca cổ, hái hoa… giữa chương trình. Kịch, múa, thời trang, tái hiện lịch sử truyền thống, khiêu vũ, nhảy sạp, múa tập thể… ở phần kết thúc.

- Tùy tình hình cuộc giao lưu co thể thêm vào một số nội dung khác như trò chơi nhỏ, hát phục vụ đại biểu, phóng vấn…


BẾ MẠC



Đây là phần cuối của toàn bộ chương trình giao lưu nên cần tạo cao trào để kết thúc. Bế mạc thường gồm có các phần sau:

· Tạo không khí vui nhộn bằng các loại trò chơi trong phòng (đây cũng là thời điểm Ban giám khảo và thư ký hội ý để cho ra kết quả thi đua trong lúc giao lưu…).

· Công bố kết quả đạt được. Lúc công bố có thể nêu kết quả thấp trước cao sau để tạo thêm phần hồi hộp cho khán giả.

· Phát thưởng: phần này có tính đến từng đợt phát, mỗi đợt dự kiến mời đại biểu nào trao, ai làm công tác hậu cần.

· Phát biểu của đại diện đơn vị bạn, đơn vị chủ nhà nên phát biểu sau kèm luôn lời kết thúc.

· Phát biểu kết thúc của Ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình (nếu cần).

· Thủ tục chia tay (có thể hát một loạt các bài hát chia tay, cũng có thể cử đại diện lần lượt bắt tay tiễn khách…).

C. Một số công việc khác:

1. Lập và phân công Ban tổ chức:

Lập cho được ban tổ chức với thành phần gồm:

- Trưởng ban: phụ trách chung, có thể kèm thêm một số việc.

- Phó ban: phụ trách hoạt động hoặc nội dung. Chuyên tổ chức các nội dung hoạt động chính trong giao lưu.

- Phó ban: phụ trách hậu cần, chuyên lo trang trí, nuớc uống, âm thanh…

- Một số ủy viên khác chuyên lo từng nội dung nhỏ như văn nghệ, trò chơi, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân…

Lực lượng tham gia Ban tổ chức nên chọn:

- Từ trong nội bộ các đơn vị giao lưu.

- Chọn những người am hiểu công việc, nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm tổ chức.

Sau khi có Ban tổ chức nên có họp phân công công việc cụ thể theo khả năng từng người.

2. Có chế độ kiểm tra công việc:

Từng công việc chuẩn bị có ảnh hưởng lớn đến thành bại của cuộc giao lưu nên cần kiểm tra kỹ từng nội dung: từ hậu cần, kịch bản chi tiết đến văn nghệ phục vụ…

3. Dự trù kinh phí:

Lên kinh phí chi tiết cho từng công việc.

Các vật dụng mượn phải bảo quản tốt để trả lại, các vật dụng mua phải có chứng từ rõ ràng để quyết toán.

Nên dự trù từ bộ phận, sau đó tổng hợp chung lại.

Kinh phí có thể đơn vị đăng cai lo hoặc những đơn vị tham dự hỗ trợ trên tinh thần cùng thỏa thuận.

Các điều cần lưu ý khi tổ chức giao lưu:

1. Toàn bộ chương trình (kể cả kịch bản chi tiết) phải được thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Trong lúc giao lưu, tác phong, ngôn phong, thái độ… của từng thành viên có ảnh hưởng rất lớn đến khía cạnh ngoại giao nên cần nhắc nhở các thành viên phải hết sức thận trọng.

3. Các giờ giấc đề ra trong giao lưu cần thực hiện nghiêm túc, nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến không khí, tinh thần của cuộc giao lưu. Nhiều chương trình thất bại do thực hiện giờ giấc không đúng.

4. Thật linh động và chủ động điều chỉnh các nội dung khi thấy tình hình diễn biến không phù hợp như: mưa gió bất thường, các tiết mục không hay mà lại quá nhiều, mọi người bỏ ra ngoài hoặc sinh hoạt việc riêng nhiều, không khí trầm quá cần có nội dung khác sinh động hơn…

5. Trước khi kết thúc cần tạo cao trào, tạo ấn tuợng tốt khi chia tay để có lần giao lưu khác.

6. Đừng quên trang trí cho hình thức của buổi giao lưu như phông màn, bình hoa, hoa rời để tặng, chổ ngồi đại biểu… vì nó góp phần không nhỏ vào thành công của buổi lễ.

7. Người dẫn chương trình có vai trò rất quan trọng, cần chọn người có khả năng sinh hoạt tập thể, hát, tổ chức trò chơi, có tính hài hước, có uy tín để lôi cuốn mọi người tham gia.

Giao lưu là một hoạt động rất cần cần thiết và bổ ích cho công tác thanh niên. Tổ chức thành công mỗi cuộc giao lưu vừa là tạo sân chơi tốt cho thanh niên, đồng thời, góp phần giáo dục nhân cách và mở rộng vòng tay bè bạn.

Read more…

Nếu bạn hằng mơ ước trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, đây là những bước cơ bản dẫn đến sự thành công cho công việc này:

Đánh giá kỹ năng hiện có của bạn

Trước khi bạn muốn rũ bỏ công việc hiện tại để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện, việc cần làm trong lúc này là bạn phải đánh giá một cách trung thực những kỹ năng hiện có của bạn để bảo đảm cho việc bạn có thể thành công khi trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện hay không.

Một chuyên gia tổ chức sự kiện phải có óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú và những kỹ năng giao tiếp xuất sắc. Công việc tổ chức sự kiện chủ yếu hướng về công chúng. Vì vậy, muốn trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện thành công thì phải biết lắng nghe những điều từ phía khách hàng muốn, phát triển mối quan hệ và đàm phán với khách hàng.

Tự tạo kinh nghiệm trong tay

Bạn có thể học được nhiều điều bổ ích cho việc tổ chức sự kiện từ các lớp học, sách vở hoặc internet. Ngoài ra bạn cũng có thể học thông qua kinh nghiệm cá nhân.

Làm việc và tổ chức vui chơi theo nhóm sẽ rất thuận lợi cho việc tìm kiếm những kinh nghiệm về óc tổ chức. Đây cũng là một cách tốt để tạo ra mối quan hệ cộng đồng giúp bạn vun đắp cho công việc mới khi bạn đã sẵn sàng.

Bạn cũng có thể tự nguyện tham gia những sự kiện tổ chức tại công ty bạn đang làm việc. Nếu công ty của bạn có bộ phận PR, đây là một bộ phận ít nhân viên nhưng rất quan trọng, bạn nên đề nghị giúp đỡ họ. Bạn sẽ được học hỏi một công việc mới trong lúc vẫn đang làm công việc của mình.

Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê

Tập làm một chuyên gia tổ chức sự kiện thuê sẽ cho bạn những mối quan hệ vô giá chuẩn bị cho thành công trong tương lai. Bạn có thể liên hệ các khách sạn và khu nghỉ mát, các tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, các câu lạc bộ thể thao ngoài trời và thậm chí cả những khu vui chơi giải trí như công viên... là những nơi thuê các chuyên gia tổ chức sự kiện.



Bắt đầu cho việc tổ chức sự kiện

Khi bạn bắt đầu cho công việc của mình, bạn nên cân nhắc kỹ về hình thức tổ chức sự kiện nào mà bạn muốn lập kế hoạch. Nếu bạn có khả năng thu hút sự chú ý của công chúng thì bạn có thể tham gia các tổ chức từ thiện hoặc các lễ hội. Nếu bạn thích tổ chức chung theo một nhóm thì bạn có thể chọn tổ chức các cuộc họp, hội thảo hoặc tương tự như vậy.

Phát triển mối quan hệ với khách hàng

Hầu hết các mối quan hệ đều quan trọng, và bạn sẽ tổ chức sự kiện với những khách hàng của mình. Đó là những công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho sự kiện như những người chủ khách sạn, những người buôn bán hoa, công ty cung cấp trang thiết bị, nhà nhiếp ảnh…

Hãy nghiên cứu thông tin từ mỗi doanh nghiệp mà bạn tiếp xúc để đưa ra mức giá phù hợp cho việc tổ chức. Lịch sự và nhã nhặn với nhân viên của họ. Luôn làm theo phần nào những ý tưởng của họ và không tiếc lời cảm ơn đến họ. Tạo ra mối quan hệ tốt, bạn sẽ có được nhiều khách hàng.

Bạn có thể tiếp tục học hỏi và phát triển sau khi đã thực sự trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện. Một trong những cách tốt nhất để thành công là tham gia vào các hoạt động xã hội.

Read more…

Nokia sẽ tổ chức sự kiện đặc biệt ra mắt giới thiệu sản phẩm mới bằng việc họ vừa gửi thư mời đến giới truyền thông để tham dự lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm mới mà hãng sẽ tổ chức vào ngày 14/5 tới, nhiều khả năng là một chiếc smartphone Lumia mới hoặc thậm chí là một chiếc máy tính bảng của riêng Nokia.

Nokia sẽ tổ chức sự kiện đặc biệt ra mắt giới thiệu sản phẩm mới vào 14/5

Lumia 920, chiếc smartphone cao cấp nhất hiện nay của Nokia có thể sẽ không còn giữ được vị trí này sau khi sự kiện đặc biệt của Nokia diễn ra. Theo đó, hãng điện thoại Phần Lan sẽ tổ chức sự kiện đặc biệt tại London vào ngày 14/5 tới.

Nokia gửi thư mời tới sự kiện đặc biệt lễ mắt giới thiệu sản phẩm mới
Trong thư mời gửi đến giới truyền thông của Nokia kèm theo thông điệp: “Tiếp tục câu chuyện của Nokia Lumia”, qua đó có thể thấy rằng Nokia sẽ giới thiệu một chiếc smartphone mới thuộc dòng Lumia, sử dụng nền tảng Windows Phone 8 của Microsoft.

Bộ đôi Lumia gần đây nhất được Nokia giới thiệu là Lumia 720 và Lumia 520, được tổ chức tại Hội nghị di động thế giới (MWC) diễn ra hồi tháng 2 vừa qua. Tuy nhiên, với việc tổ chức sự kiện riêng biệt giới thiệu sản phẩm mới, chắc chắn chiếc smartphone Lumia này sẽ là một chiếc smartphone “bom tấn” thực sự, có thể sẽ là smartphone cao cấp nhất của Nokia.
Hiện Nokia không giới thiệu gì thêm về sự kiện đặc biệt của mình, tuy nhiên giới thạo tin và giới công nghệ tin chắc rằng sản phẩm mà Nokia sắp giới thiệu chính là chiếc smartphone Lumia 928 đã bị rò rỉ lâu nay của Nokia.

Lumia 928 được cho là smartphone với lớp vỏ bằng nhôm cao cấp. Máy sẽ được trang bị màn hình rộng 4,5-inch, sử dụng vi xử lý lõi kép mới nhất của Qualcomm (có thể là Snapdragon 800), kèm theo ổ cứng 32GB, chức năng sạc không dây và đặc biệt là có camera công nghệ PureView với độ phân giải lên đến 41 megapixel, tương đương như chiếc máy ảnh 808 PureView mà Nokia ra mắt hồi năm ngoái.


Hình ảnh bị rò rỉ được cho là của Lumia 928

Trước đó, trang công nghệ TheVerge cũng dẫn lời nhiều nguồn tin thân cận với Nokia khẳng định hãng điện thoại Phần Lan đang phát triển chiếc máy tính bảng kích cỡ 10,1-inch, sử dụng nền tảng Windows RT của Microsoft, và rất nhiều khả năng  chiếc máy tính bảng này sẽ được Nokia ra mắt tại sự kiện đặc biệt sắp tới.
Nokia không có phản hồi về các tin đồn. Sản phẩm thực sự sẽ chỉ được hé lộ sau khi Nokia tổ chức sự kiện đặc biệt của hãng diễn ra vào ngày 14/5 tới đây.

Tổ chức sự kiện, to chuc su kien

Read more…

 Công ty cổ phần Thương mại và Tổ chức sự kiện New Star cung cấp dịch vụ cho thuê nhân viên tổ chức sự kiện và thiết bị tổ chức sự kiện

Đây là lần đầu tiên Việt Nam giành được quyền đăng cai giải đấu có tầm cỡ thế giới và Hà Nội vinh dự được nhận trao cho trọng trách tổ chức sự kiện giải đấu này. Giải được tổ chức khai mạc ngày 9/12 và bế mạc vào ngày 15/12 tại Cung thể thao Quần Ngựa, Hà Nội.

Sự kiện mang tầm cỡ thế giới này có sự tham gia của gần 900 quan chức, VĐV, HLV, trọng tài đến từ 65 quốc gia và vùng lãnh thổ tranh tài với 40 bộ huy chương ở hai nội dung Sanshou và Taolu. Đây là con số kỷ lục nhất so với 7 lần tổ chức trước.

Tới dự lễ khai mạc của sự kiện này bên đại diện Việt Nam có:
Bộ trưởng Chủ nhiệm Uỷ ban Thể dục thể thao: Nguyễn Danh Thái
Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội: Ngô Thị Thanh Hằng

Buổi Lễ được bắt đầu bằng màn diễu hành của các đoàn tham dự, tiếp đó là màn biểu diễn võ thuật của 200 hội viên của câu lạc bộ Wushu Thành phố Hà Nội với chủ đề Wushu tiến tới Olympic, màn đồng diễn thái cực quyền, múa quạt của 200 hội viên của Câu lạc bộ Sức khoẻ ngoài trời Thành phố Hà Nội cùng sự tham gia biểu diễn của các võ sỹ đội tuyển Wushu Trung Quốc- nơi sản sinh ra môn Thể thao này.

Tham dự giải lần này, đội tuyển Wushu Việt Nam có 20 VĐV (5 nam, 5 nữ nội dung Taolu và 6 nam, 4 nữ nội dung Sanshou) với mục tiêu giành 5 HCV, lọt vào tốp 3 nước dẫn đầu.



Chúng tôi đã thực hiện thành công vai trò công ty tổ chức phục vụ đón tiếp, đi lại, ăn nghỉ của hơn 900 quan chức, HLV, VĐV, đảm bảo cho các vận động viên có đầy đủ sức khỏe, phương tiện đi lại để tham gia dự thi với tinh thần và sức khỏe tốt nhất. Chúng tôi đã sắp xếp cho gần 900 quan chức, VĐV, HLV đến nghỉ ngơi tại các khách sạn từ 3 sao đến 5 sao trên địa bàn Hà Nội gần với khu vực sẽ diễn ra giải đấu. Việc ăn uống được New Star chỉ đạo khách sạn chuẩn bị với thực đơn phù hợp với hầu hết khẩu vị của các VĐV, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Vấn đề đi lại của họ cũng được chuẩn bị rất chu đáo bằng một đội xe chất lượng cao chuyên đưa đón các quan chức, HLV, VĐV đảm bảo an toàn và tiện lợi.



Nhờ đó tất cả các VĐV đều bước vào phần thi với tinh thần và thể lực tốt nhất của họ, các cuộc tranh tài diễn ra rất gay cấn. Và không phụ sự kỳ vọng của ban chỉ đạo và người hâm mộ, tuyển Việt Nam đã xuất sắc giành 5 HC vàng, 8 HC bạc và 3 HC đồng. Với kết quả này, nước chủ nhà đứng vị trí thứ hai, sau Trung Quốc, và hoàn thành chỉ tiêu đề ra.

Vai trò New Star trong sự kiện này đã góp phần rất lớn vào việc giúp cho các vận động viên có được khả năng thi đấu tốt nhất, nhờ đó đã góp phần tạo nên một sự kiện lớn thành công tốt đẹp,đem lại hình ảnh đẹp cho giải đấu.

Read more…

In ấn trong tổ chức sự kiện là hạng mục tốn kém nhiều chi phí nhất nhưng cũng là hạng mục bắt buộc phải đầu tư. Vậy làm sao để tiết kiệm được chi phí in ấn tốt nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng hình ảnh của sự kiện?

Xem thêm: 7 Bí quyết cần biết khi tổ chức sự kiện

Sau đây là những điều cẩn lưu ý để tiết kiệm được chi phí in ấn

Chọn công ty in ấn

Hãy xem xét quy mô của các công ty in ấn. Những công ty in ấn có xưởng in giá sẽ rẻ hơn các công ty trung gian, bởi vì lợi thế về quy mô và số lượng sẽ giúp các công ty in ấn này giảm được chi phí cho bạn. Tuyệt đối tránh sữ dụng dịch vụ in ấn của các công ty trung gian, các cá nhân, các agency bởi vì bạn sẽ phải gánh thêm chi phí "trung gian" một cách không cần thiết.



Trước mỗi hạng mục in ấn bạn nên liên hệ với ít nhất là 5 công ty in ấn để tham khảo về giá nhằm có mức giá tốt, tuy nhiên cần lưu ý giá cả phải đi đôi với chất lượng. Nhiều chỗ in có giá rất cạnh tranh nhưng do họ in bằng máy in rẻ tiền, sữ dụng giấy kém chất lượng hoặc chạy không đủ line màu sẽ ảnh hưởng sự mịn màng của bản in. Tốt nhất bạn nên đến trực tiếp công ty in ấn để xem cách họ làm việc, quy mô máy móc, đội ngũ nhân viên và phản ứng của khách hàng.Tiết kiệm chi phí thiết kế in ấn

Nếu công ty bạn không có nhân viên thiết kế, nên thuê ngoài thay vì tự làm để đảm bảo có những bản thiết kế đẹp và chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, cách tốt nhất để tiết kiệm được chi phí cho khâu thiết kế là bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần thiết kế như: Hình ảnh, đoạn copywrite ... lúc này designer chỉ cần lắp ghép các mãnh ghép này thành một bản thiết kế đẹp cho bạn.Ngoài ra, các công ty in ấn chuyên nghiệp chắc chắn sẽ có đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp. Và nếu bạn sữ dụng dịch vụ in ấn và dịch vụ thiết kế in ấn tại cùng 1 công ty thì chi phí sẽ được giảm.Phương pháp in ấn tiết kiệm

Nếu dự định in với nhiều ngôn ngữ khác nhau hoặc nhiều bản khác nhau nhưng cùng chung một chất liệu giấy, và khuôn mẫu, bạn có thể tham khảo công ty in ấn về phương pháp in ghép bản để tối ưu hóa khổ giấy, chi phí sẽ giảm đi rất nhiều. Bằng cách in ghép bản này, nhà in có thể in nhiều bản cùng một lúc và in được nhiều màu khác nhau, sẽ rẻ hơn rất nhiều so với việc in riêng mỗi bản.

Xem xét kĩ quyết định nên in offset hay không vì số lượng tối thiểu để in offset thông thường là 1000 bản, nếu số lượng ít hơn giá thành sẽ rất cao. Nếu in ít hơn 300 bản, nên cân nhắc việc in nhanh hay photo màu, từ 300 đến 600 bản thì xem xét giá của 2 phương pháp in kỹ thuật số và in offset xem phương pháp nào rẻ hơn, còn nếu trên 600 bản thì tốt nhất bạn nên in offset.

Với những sự kiện tổ chức ở nhiều địa phương khác nhau, hãy cân nhắc chi phí giữa việc in ở một nơi rồi vận chuyển tới những chỗ khác hay là in ở tại địa phương đó. Tập trung in ở một đầu mối rồi chuyển đến những nơi khác sẽ giúp bạn kiểm soát về sự đồng nhất của chất lượng, và giá rẻ do in số lượng nhiều nhưng bạn sẽ tốn nhiều chi phí để chuyển hàng, nhất là nếu chuyển nhanh bằng máy bay, còn việc in riêng ở mỗi địa phương thì chỉ nên tiến hành khi bạn in với số lượng nhiều, bởi vì bạn sẽ phải cử người giám sát việc in ở địa phương đó để đảm bảo về chất lượng, hơn nữa giá ở từng địa phương sẽ có sự chênh lệch nhất định.

to chuc su kien

Read more…

Tổ chức sự kiện (TCSK) ngày nay được xem là một trong những công cụ hiệu quả và vô cùng quan trọng với phần lớn các doanh nghiệp trong hoạt động Marketing.

TCSK không chỉ nhằm thỏa mãn nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp mà còn để góp phần tạo cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.



Thử tưởng tượng công việc tổ chức sự kiện như trò chơi ghép hình, muốn có một bức tranh đẹp, chúng ta cần phải xác định được vị trí chính xác của các mảnh ghép, bức tranh càng lớn chúng ta cần càng nhiều mảnh ghép, cần càng nhiều sự chính xác, tỉ mỉ, tập trung cao độ để có thể đặt từng mảnh ghép vào vị trí duy nhất mà nó phải được đặt. Vậy thì người tổ chức sự kiện sẽ là một nghệ nhân, họ cũng sẽ phải tạo ra một tác phẩm, điểm khác nhau duy nhất là tác phẩm đó là sự kết hợp hoàn hảo của nhiều người, nhiều công cụ, nhiều yếu tố, nhiều rủi ro và áp lực của người tổ chức sự kiện trước, trong và sau sự kiện đều ở mức cao, đặc biệt là trong sự kiện, mọi sự cố đều có thể ập đến bất cứ lúc nào.Người chịu trách nhiệm quản lí phải luôn sẵn sàng tinh thần và dự trù các giải pháp để giải quyết những tình huống bất ngờ nhất. Nếu không làm tốt công tác đó, một sự kiện hoàn toàn có thể trở thành thảm họa và phản tác dụng ngay lập tức.




Có thể một số điều sau đây sẽ hỗ trợ bạn ít nhiều trong công tác TCSK:

1. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu. Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.
VD: Thử tượng tượng một sự kiện về công nghệ thông tin lại toàn những quý bà, quý cô đang muốn tìm nơi mua sắm, bạn sẽ thấy kì cục đến mức nào?!? Phải biết khách hàng của bạn là ai để tạo ra một chủ đề phù hợp và xuyên suốt sự kiện.

2. Tạo ý nghĩa cho sự kiện. Đừng vội vàng tung ngay sản phẩm hay dịch vụ. Hãy từ tốn hướng dẫn họ, cung cấp mọi thông tin cần thiết thực sự có ý nghĩa và giá trị trước khi thực hiện hoạt động bán hàng.

3. Sự kiện phải gây được ấn tượng. Trong điều kiện ngân sách cho phép, đừng ngại tạo sự độc đáo, thu hút cho sự kiện. Tầm ảnh hưởng của sự kiện càng rộng, càng có ích cho doanh nghiệp bạn.

4. Sử dụng một công ty to chuc su kien chuyên nghiệp. Vẫn biết tự các doanh nghiệp cũng có thể tự lực tổ chức, tuy nhiên, nếu thấy không ổn về vấn đề nào đó, hoặc không đo lường được hiệu quả truyền thông của sự kiện, hãy nhờ đến một công ty uy tín để có thể quản lí qui trình của sự kiện và có khả năng lặp lại bao nhiêu lần chào hàng sản phấm đến khách hàng một cách có hiệu quả.

5. Quảng bá cho sự kiện. Doanh nghiệp bạn đầu tư chi phí khủng, thuê địa điểm thuộc hạng sang, lên kế hoạch chương trình vô cùng chi tiết, trang hoàng nơi tổ chức sự kiện thật lộng lẫy nhưng không ai biết đến, điều này thật khủng khiếp. Luôn ghi nhớ là sự nhận diện cao, đúng lúc, đúng nơi, đúng đối tượng, sự kiện càng thành công và đạt được mục tiêu ban đầu bạn đề ra.

6. Đừng quên liên tục tạo lập các mối quan hệ xung quanh. Mục đích chính của tổ chức sự kiện là bạn có thể tạo mối quan hệ với những người được mời một cách trực tiếp. Hãy để cho họ cảm thấy được chào đón và trân trọng và khả năng họ trở thành những khách hàng tiềm năng trong tương lai là rất cao.

7. Giữ gìn mối quan hệ sau sự kiện. Một email cảm ơn sự có mặt của khách mời có lẽ là sự lựa chọn đúng đắn trong trường hợp này. Đồng thời hãy nhớ hỏi ý kiến của họ về sự kiện, ý kiến của họ sẽ là những lời khuyên hữu ích cho kinh nghiệm tổ chức sự kiện của bạn.

tổ chức sự kiện, to chuc su kien

Read more…

Tổ chức lễ khởi công, tổ chức sự kiện động thổ của các doanh nghiệp với các dự án đầu tư là một hoạt động rất quan trọng và không thể thiếu, tổ chức một buổi lễ thành công sẽ giúp bạn có niềm tin tốt đối với quá trình đầu tư, kinh doanh của công trình đó. Dưới đây là các bước cơ bản để tổ chức một lễ khởi công thành công, tiết kiệm và hiệu quả:



1. KIỂM TRA ĐIỀU KIỆN KHỞI CÔNG ĐÚNG LUẬT XÂY DỰNG

Trước khi thực hiện lễ khởi công bạn nên kiểm tra rõ những điều kiện khởi công mà pháp luật quy định, làm sai trái pháp luật sẽ gây cho bạn những rắc rối về pháp lý, mất đi uy tín và sự thành công của buổi lễ khởi công.

2. CHỌN NGÀY CHO LỄ KHỞI CÔNG

Chọn ngày tổ chức lễ khởi công cũng là một việc quan trọng, bạn nên chọn ngày có dự báo thời tiết đẹp, ngày tổ chức thường rơi vào cuối tuần để các khách mời có thời gian đến đầy đủ. Ngày tổ chức không nên trùng với ngày lễ, tết, những ngày theo quan niệm “kinh doanh” là ngày “xấu”.

3. THÔNG BÁO VỚI CƠ QUAN CHỨC NĂNG VỀ VIỆC KHỞI CÔNG

Bạn nên thực hiện thông báo với cơ quan chức năng về việc khởi công để có sự xác nhận, đồng ý của cơ quan chức năng đảm bảo buổi lễ khởi công được diễn ra nghiêm túc, chính đáng, đúng luật pháp và thành công tốt đẹp.

4. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

- Tiến hành thủ tục xin giấy phép các cơ quan chức năng tổ chức lễ khởi công

- Lên danh sách số lượng khách mời.

- Khảo sát địa điểm

- Thiết kế : Vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mời, banner, banroll, backdrop sân khấu, quà tặng …

- Viết kịch bản cho buổi lễ. - In ấn: thư mời, banner, banroll, backdrop sân khấu, quà tặng …

- Phát hành thư mời.

5. TIẾN HÀNH LỄ KHỞI CÔNG

- Thi công dàn dựng trang trí:

+ Bên ngoài khu vực lễ : treo banner dọc , banroll ngang, cờ phướn, cờ đuôi nheo…xung quanh khu vục lễ.

+ Khu vực cổng chào: lắp đặt cổng chào ( cổng hơi ), cột barrie và thảm đỏ, cây kiểng lối đi vào khu vực lễ.

+ Khu vực lễ: lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop sân khấu, pallet lót sàn, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.

+ Khu vực khởi công : thi công hộc cát, xẻng, mũ bảo hộ, găng tay, khây, khăn phủ khây.

+ Khu vực tiệc ( nếu có ).

+ Dọn dẹp vệ sinh

- Nội dung lễ khởi công Tùy vào mỗi buổi lễ khởi công có nội và hình thức khách nhau ví dụ như:

+ Tiếp tân (mặc đồng phục ) đón khách cài hoa lên áo cho khách mời, tặng quà nếu có

+ Lân sư rồng đón khách múa trống mỡ màn

+ Văn nghệ chào mừng

+ Dẫn chương trình ( nắm rõ đường dây kịch bản)

+ Tuyên bố lý do: thông báo mục đích ý nghĩa của buổi lễ.

+ Giới thiệu đại biểu: thành phần tham dự.

+ Giới thiệu phát của chủ đầu tư.

+ Giới thiệu phát biểu của lãnh đạo chính quyền địa phương ( nếu có ).

+ Nghi thức lể khởi công : mời đại biểu tiển về khu vực hộc cát đeo găng tay, đội mũ bảo hộ. khi phát lệnh khởi công các đại biểu xúc cát đổ xuống đất

+ Tiếp tân tiển khách ra về.

+ Kết thúc buổi lễ.

+ Tháo dỡ thu don tất cả thiết bị.

+ Trả mặt bằng cho đơn vị xây lắp

to chuc su kien

Read more…

Chi phí là một vấn đề lớn được đánh giá rất quan trọng khi tổ chức một sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn tìm cách tiết kiệm chi phí đến mức tối đa mà vẫn đảm bảo sự kiện diễn ra hoàn toàn thành công và gây dấu ấn trong tâm trí khách hàng.
Trong các chi phí phải bỏ ra khi tổ chức sự kiện, in ấn là hạng mục rất tồn kém nhưng không thể không đầu tư. Tuy nhiên, chi phí in ấn hoàn toàn có thể rút gọn được. Dưới đây là vài bí quyết giúp các nhà tổ chức sự kiện tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn



Chọn công ty in ấn

Hãy xem xét quy mô của các công ty in ấn. Những công ty in ấn có xưởng in giá sẽ rẻ hơn các công ty trung gian, bởi vì lợi thế về quy mô và số lượng sẽ giúp các công ty in ấn này giảm được chi phí cho bạn. Tuyệt đối tránh sữ dụng dịch vụ in ấn của các công ty trung gian, các cá nhân, các group bởi vì bạn sẽ phải gánh thêm chi phí “trung gian” một cách không cần thiết.

Trước mỗi hạng mục in ấn bạn nên liên hệ với ít nhất là 5 công ty in ấn để tham khảo về giá nhằm có mức giá tốt, tuy nhiên cần lưu ý giá cả phải đi đôi với chất lượng. Nhiều chỗ in có giá rất cạnh tranh nhưng do họ in bằng máy in rẻ tiền, sữ dụng giấy kém chất lượng hoặc chạy không đủ line màu sẽ ảnh hưởng sự mịn màng của bản in. Tốt nhất bạn nên đến trực tiếp công ty in ấn để xem cách họ làm việc, quy mô máy móc, đội ngũ nhân viên và phản ứng của khách hàng.

Tiết kiệm chi phí thiết kế in ấn

Nếu công ty bạn không có nhân viên thiết kế, nên thuê ngoài thay vì tự làm để đảm bảo có những bản thiết kế đẹp và chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, cách tốt nhất để tiết kiệm được chi phí cho khâu thiết kế là bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần thiết kế như: Hình ảnh, đoạn copywrite … lúc này engineer chỉ cần lắp ghép các mãnh ghép này thành một bản thiết kế đẹp cho bạn.

Ngoài ra, các công ty in ấn chuyên nghiệp chắc chắn sẽ có đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp. Và nếu bạn sữ dụng dịch vụ in ấn và dịch vụ thiết kế in ấn tại cùng 1 công ty thì chi phí sẽ được giảm.

Phương pháp in ấn tiết kiệm

Nếu dự định in với nhiều ngôn ngữ khác nhau hoặc nhiều bản khác nhau nhưng cùng chung một chất liệu giấy, và khuôn mẫu, bạn có thể tham khảo công ty in ấn về phương pháp in ghép bản để tối ưu hóa khổ giấy, chi phí sẽ giảm đi rất nhiều. Bằng cách in ghép bản này, nhà in có thể in nhiều bản cùng một lúc và in được nhiều màu khác nhau, sẽ rẻ hơn rất nhiều so với việc in riêng mỗi bản.

Xem xét kĩ quyết định nên in equivalent grain không vì số lượng tối thiểu để in equivalent thông thường là 1000 bản, nếu số lượng ít hơn giá thành sẽ rất cao. Nếu in ít hơn 300 bản, nên cân nhắc việc in nhanh grain print màu, từ 300 đến 600 bản thì xem xét giá của 2 phương pháp in kỹ thuật số và in equivalent xem phương pháp nào rẻ hơn, còn nếu trên 600 bản thì tốt nhất bạn nên in offset.

Với những sự kiện tổ chức ở nhiều địa phương khác nhau, hãy cân nhắc chi phí giữa việc in ở một nơi rồi vận chuyển tới những chỗ khác grain là in ở tại địa phương đó. Tập trung in ở một đầu mối rồi chuyển đến những nơi khác sẽ giúp bạn kiểm soát về sự đồng nhất của chất lượng, và giá rẻ do in số lượng nhiều nhưng bạn sẽ tốn nhiều chi phí để chuyển hàng, nhất là nếu chuyển nhanh bằng máy bay, còn việc in riêng ở mỗi địa phương thì chỉ nên tiến hành khi bạn in với số lượng nhiều, bởi vì bạn sẽ phải cử người giám sát việc in ở địa phương đó để đảm bảo về chất lượng, hơn nữa giá ở từng địa phương sẽ có sự chênh lệch nhất định.

to chuc su kien

Read more…

      Tổ chức sự kiện  ngày nay được xem là một trong những công cụ hiệu quả và vô cùng quan trọng với phần lớn các doanh nghiệp trong hoạt động Marketing.
Tổ chức sự kiện không chỉ nhằm thỏa mãn nhu cầu  quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp mà còn để góp phần tạo cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.



Thử tưởng tượng công việc to chuc su kien như trò chơi ghép hình, muốn có một bức tranh đẹp, chúng ta cần phải xác định được vị trí chính xác của các mảnh ghép, bức tranh càng lớn chúng ta cần càng nhiều mảnh ghép, cần càng nhiều sự chính xác, tỉ mỉ, tập trung cao độ để có thể đặt từng mảnh ghép vào vị trí duy nhất mà nó phải được đặt. Vậy thì người tổ chức sự kiện sẽ là một nghệ nhân, họ cũng sẽ phải tạo ra một tác phẩm, điểm khác nhau duy nhất là tác phẩm đó là sự kết hợp hoàn hảo của nhiều người, nhiều công cụ, nhiều yếu tố, nhiều rủi ro và áp lực của người tổ chức sự kiện trước, trong và sau sự kiện đều ở mức cao, đặc biệt là trong sự kiện, mọi sự cố đều có thể ập đến bất cứ lúc nào.Người chịu trách nhiệm quản lí phải luôn sẵn sàng tinh thần và dự trù các giải pháp để giải quyết những tình huống bất ngờ nhất. Nếu không làm tốt công tác đó, một sự kiện hoàn toàn có thể trở thành thảm họa và phản tác dụng ngay lập tức.

7 bí quyết cần biết khi tổ chức sự kiện

Có thể một số điều sau đây sẽ hỗ trợ bạn ít nhiều trong công tác Tổ chức sự kiện:

1.    Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.  Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.
VD: Thử tượng tượng một sự kiện về công nghệ thông tin lại toàn những quý bà, quý cô đang muốn tìm nơi mua sắm, bạn sẽ thấy kì cục đến mức nào?!? Phải biết khách hàng của bạn là ai để tạo ra một chủ đề phù hợp và xuyên suốt sự kiện.

2.    Tạo ý nghĩa cho sự kiện. Đừng vội vàng tung ngay sản phẩm hay dịch vụ. Hãy từ tốn hướng dẫn họ, cung cấp mọi thông tin cần thiết thực sự có ý nghĩa và giá trị trước khi thực hiện hoạt động bán hàng.

3.    Sự kiện phải gây được ấn tượng. Trong điều kiện ngân sách cho phép, đừng ngại tạo sự độc đáo, thu hút cho sự kiện. Tầm ảnh hưởng của sự kiện càng rộng, càng có ích cho doanh nghiệp bạn.

4.    Sử dụng một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vẫn biết tự các doanh nghiệp cũng có thể tự lực tổ chức, tuy nhiên, nếu thấy không ổn về vấn đề nào đó, hoặc không đo lường được hiệu quả truyền thông của sự kiện, hãy nhờ đến một công ty uy tín để có thể quản lí qui trình của sự kiện và có khả năng lặp lại bao nhiêu lần chào hàng sản phấm đến khách hàng một cách có hiệu quả.

5.    Quảng bá cho sự kiện. Doanh nghiệp bạn đầu tư chi phí khủng, thuê địa điểm thuộc hạng sang, lên kế hoạch chương trình vô cùng chi tiết, trang hoàng nơi tổ chức sự kiện thật lộng lẫy nhưng không ai biết đến, điều này thật khủng khiếp. Luôn ghi nhớ là sự nhận diện cao, đúng lúc, đúng nơi, đúng đối tượng,  sự kiện càng thành công và đạt được mục tiêu ban đầu bạn đề ra.

6.    Đừng quên liên tục tạo lập các mối quan hệ xung quanh. Mục đích chính của tổ chức sự kiện là bạn có thể tạo mối quan hệ với những người được mời một cách trực tiếp. Hãy để cho họ cảm thấy được chào đón và trân trọng và khả năng họ trở thành những khách hàng tiềm năng trong tương lai là rất cao.

7.    Giữ gìn mối quan hệ sau sự kiện. Một email cảm ơn sự có mặt của khách mời có lẽ là sự lựa chọn đúng đắn trong trường hợp này. Đồng thời hãy nhớ hỏi ý kiến của họ về sự kiện, ý kiến của họ sẽ là những lời khuyên hữu ích cho kinh nghiệm tổ chức sự kiện của bạn

to chuc su kien

Read more…

Yếu tố thời tiết đối với Tổ chức sự kiện là một nhân tố rất quan trong mà các nhà Tổ chức sự kiên không thể bỏ qua.

Xem thêm: Sức mạnh của tổ chức sự kiện


Khí hậu thời tiết tác động trực tiếp đến công tác tổ chức sự kiện, quyết định rất lớn khả năng thành công của sự kiện, nhất là sự kiện tổ chức ngoài trời. Do vậy, xem xét thời tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết và không thể thiếu. Ở Việt Nam, mỗi một mùa đều có những đặc trưng riêng và những thông tin về thời tiết cần được tính đến khi chúng ta cân nhắc quyết định về địa điểm và ngân sách tổ chức sự kiện. Tuy không dự đoán chính xác được thời tiết song nhà tổ chức có thể chuẩn bị được những phương án xử lý cơ bản do thời những yếu tố tác động do thời tiết gây ra.

Khi tiến hành phân tích thời tiết để dự trù công việc phải kết hợp nhuần nhuyễn hai yếu tố ( tính quy luật tự nhiên và địa hình từng khu vực ) để giải quyết các yếu tố phát sinh do thời tiết gây ra.

Trước khi lên chương trình, hãy xem xét ảnh hưởng của thời tiết tới chương trình tổ chức sự kiện tới mức nào, phải nắm được lịch sử thời tiết đã diễn ra như nhiệt độ, lượng mưa, độ ẩm,…trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Cẩn có những giải pháp dự phòng đối với những hiện tượng thời tiết đó cho sự kiện ngoài trời, kể cả những địa điểm dự phòng.

to chuc su kien

Read more…

Sự kiện và tổ chức sự kiện (TCSK) chiếm một phần rất quan trọng trong đời sống của mỗi con người và đời sống xã hội. Một phần rất lớn cuộc sống của chúng ta được tạo nên từ các sự kiện. Từ một buổi lễ khai giảng, một buổi tiệc sinh nhật, một cuộc họp đại hội cổ đông, cho đến các lễ hội văn hóa, lễ kỉ niệm ngày Quốc Khánh, các kỳ họp Quốc hội, các Đại hội Đảng…. các sự kiện luôn chiếm lĩnh phần lớn các trang báo, sóng truyền hình, nằm trong dự toán chi tiêu ngân sách của cá nhân, gia đình, chính quyền địa phương, chính phủ. Có thể nói, sự kiện là một phần không thể thiếu của đời sống xã hội và con người, giúp  đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu của  đời sống con người, đặc biệt là đời sống tinh thần.

 

Tất cả các sự kiện đều có những ảnh hưởng trực tiếp về mặt văn hoá, xã hội, kinh tế, chính trị  đối với người tham gia sự kiện và cả đối với cộng đồng nơi tổ chức sự kiện… Đó có thể là  sự chia sẻ trải nghiệm cùng nhau, sự nâng cao niềm tự hào về cộng đồng dân tộc, củng cố tình đoàn kết, thắt chặt mối liên hệ cộng đồng. Tuy nhiên sự kiện cũng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực về mặt xã hội. Bằng sự kiện người ta có thể thao túng sự chú ý của cộng đồng. Bằng cách lôi kéo sự chú ý của cộng đồng vào sự kiện  người ta có thể làm cho công chúng quên đi những vấn đề lẽ ra cần phải chú ý hơn. Những sai sót, sự cố trong sự kiện có thể làm xấu đi hình ảnh của cộng đồng, làm giảm uy tín của quốc gia, cá nhân, tổ chức.


Các sự kiện có thể góp phần củng cố những giá trị tốt đẹp của xã hội nhưng mặt khác, chúng cũng có thể tạo ra hoặc củng cố những định kiến không tích cực trong xã hội. Ví dụ, chương trình “Be U with Honda” của Honda Việt Nam  dường như chú trọng vào khuyến khích một lối sống mang tính cá nhân cao của một lớp trẻ có điều kiện kinh tế, có điều kiện học hành, vô tình đã đặt ra ngoài những người trẻ tuổi có thu nhập thấp, ít có điều kiện học tập và hưởng thụ (thanh niên nông thôn, công nhân các khu công nghiệp, không biết tiếng Anh).Chương trình “Là con gái thật tuyệt” của Diana đưa ra thông điệp mang tính khẳng định nữ quyền. Thông điệp này rất có ý nghĩa trong một xã hội mà tư tưởng trọng nam khinh nữ vẫn còn rơi rớt ở nhiều nơi như Việt Nam.


Bên cạnh ý nghĩa về kinh tế, các sự kiện thường mang trong mình những ý nghĩa to lớn  về mặt tinh thần, xã hội, chính trị. Các lễ hội vừa là nơi vui chơi, giải trí, vừa đồng thời là nơi lưu giữ, thể hiện và phát triển các truyền thống văn hóa, vừa là nơi gắn kết cộng đồng xã hội, củng cố các giá trị tinh thần. Các sự kiện còn là nơi tập hợp nhân dân để cổ vũ cho những sự nghiệp lớn. Các hội nghị chính trị là nơi thảo luận và quyết định các vấn đề liên quan đến vận mệnh quốc gia, dân tộc và thế giới. Các hội thảo khoa học chính là nơi tập hợp và phát triển tri thức.


Đối với ngành Quan hệ công chúng (viết tắt là PR, hoặc QHCC), to chuc su kien là một trong những nội dung quan trọng. . Sự kiện là sự thể hiện nhiều mặt của đời sống cá nhân, xã hội, tổ chức, nên nó là công cụ vô cùng hữu ích trong việc xây dựng và quảng bá hình ảnh. Với tư cách là một trong những công cụ chủ yếu của Quan hệ công chúng (PR), TCSK ngày càng trở nên phổ biến và là công cụ để các doanh nghiệp, tổ chức cùng lúc đạt được nhiều mục tiêu liên quan đến việc chuyển tải thông điệp, xây dựng hình ảnh, thu lợi nhuận về kinh tế, quảng bá văn hóa, tạo cơ hội giải trí…TCSK là công cụ giúp công ty, tổ chức chuyển tải thông điệp của mình đến với công chúng, xây dựng hình ảnh, củng cố uy tín của tổ chức, định vị thương hiệu, giới thiệu sản phẩm với khách hàng.

Read more…

Tổ chức sự kiện là lĩnh vực mà bạn đam mê và mong muốn thành công. Khi tìm hiểu về lĩnh vực này, bạn đã từng nghe về Event planner. Vậy đã bao giờ bạn tìm hiểu Event planner trong 1 ê-kip tổ chức sự kiện và những hiểu biết để trở thành Event planner thực thụ?



Event planner là người lên kế hoạch và quản lý tiến độ cho toàn bộ sự kiện, trong một vài sự kiện thì event planner còn được xem như người quản lý dự án (project manager). Theo một điều tra của bộ lao động Hoa Kì thì chính phủ nước này xếp nghề này dưới tên Meeting and Convention Planner (Nhân viên hoạch định các cuộc họp và hội nghị), điều đó cho thấy đây được xem là một nghề thật sự. Bộ lao động Hoa Kì định nghĩa nghề này như sau:

Các cuộc họp và hội nghị có mục đích là mang mọi người đến cùng nhau với một mục tiêu gì đó, thì người event planner phải đảm bảo sự kiện đạt được mục đích này. Người event planner phải thực hiện mọi chi tiết của hội nghị từ diễn giả, địa điểm cho đến các tài liệu in ấn trong hội nghị và thiết bị âm thanh.

Event planner theo nghĩa rộng hơn, ngoài việc tổ chức các hội nghị thì còn tổ chức những loại sự kiện khác cho công ty hay khách hàng. Người event planner tạo nên những chương trình với mục đích, thông điệp mà công ty hay khách hàng muốn truyền tải.
Event planner là người phải làm việc nhiều giờ liên tục và thường phải làm việc ngoài giờ hành chính để lên kế hoạch và thực hiện tất cả các chi tiết của nhiều loại sự kiện khác nhau như hội thảo, họp báo, hội nghị, triển lãm thương mại, các chương trình gắn kết nhân viên và nhiều chương trình khác nữa.

Kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện thành công

Khả năng diễn đạt bằng ngôn ngữ viết và nói.
Tổ chức và quản lý thời gian.
Quản lý dự án và làm nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
Làm việc cá nhân và làm việc nhóm.
Chú trọng chi tiết nhỏ và deadline.
Bình tĩnh dưới áp lực lớn.
Đàm phán.
Quản lý ngân sách.
Quản lý nhân viên.
Marketing và quan hệ công chúng.
Kỹ năng giao tiếp với tất cả các cấp quản lý.
Kiến thức về tổ chức sự kiện
Địa điểm.
Cách phục vụ (người tham dự)
Sản xuất (ấn phẩm, tài liệu …)
Giải trí.
Quà tặng.
Vận chuyển.
Khách sạn.

Các dịch vụ liên quan đến hội nghị.

Những người mà theo đuổi nghề to chuc su kien hay event planner thường đến từ rất nhiều chuyên môn và ngành nghề đào tạo khác nhau. Nhưng nhiều nhà tuyển dụng thích các ứng viên có bằng cử nhân về quản lý nhà hàng khách sạn, quản trị kinh doanh, marketing, quan hệ công chúng và truyền thông.

Read more…

Để tổ chức một buổi sự kiện thành công bao gồm rất nhiều yếu tố tác động vào mà âm thanh là một yếu tố quan trọng đặc biết không thể thiếu.

Hầu như tất cả các buổi tổ chức sự kiện đều cần có âm thanh, âm thanh cũng là một phương tiện truyền thông tin. Có rất ít sự kiện không có âm thanh. Âm thanh là một trong những tác nhân kích thích vào môi trường không gian sự kiện, tạo bầu không khí cho sự kiện. Các nhà tổ chức cần chú ý bố trí không gian cho các thiết bị và hoạt động âm thanh.



Ngôn ngữ trong sự kiện

Nhà tổ chức cần xác định ngôn ngữ chủ đạo trong sự kiện. Dùng một hay một số ngôn ngữ khác nhau. Tùy theo đối tượng khách mời mà quyết định ngôn ngữ nào cho phù hợp. Ngôn ngữ phù hợp sẽ mang lại kết quả cao cho sự kiện.

Bộ phận phụ trách âm thanh sự kiện

Cần bố trí vị trí thích hợp cho bộ phận phụ trách âm thanh. Họ có những thiết bị chuyên dụng như máy nhắc từ xa, các camera quay trực tiếp. Vị trí của họ có thể ở ngoài phòng họp, một số hoạt động của họ ở vị trí phía trên hay phía trước sân khấu.

Sẽ tốt hơn cả nếu các phần âm thanh, hình ảnh, ánh sáng, sân khấu được thực hiện bởi các nhà cung cấp riêng biệt. Nếu không như vậy thì nhà tổ chức phải xác định rõ việc gì làm trước, việc gì làm sau, những công việc nào có thể làm đồng thời.

Diễn tập trước sự kiện

Ngoài ra, phải bố trí thời gian để cho các bộ phận, các nhà cung cấp diễn tập. Yêu cầu xác định rõ thời gian khi nào diễn tập và diễn tập bao lâu. Phải đảm bảo có đủ không gian cho việc diễn tập diễn ra.
Các vũ công cần thời gian cho việc tập luyện, những người dẫn chương trình cần học thuộc lời và các nhân viên quay phim cần thời gian kiểm tra cảnh quay. Mọi việc đều phải được diễn ra trên sân khấu một cách hài hòa giống bất kỳ một chương trình trực tiếp nào.
Công ty tổ chức sự kiện Netmedia, với kinh nghiệm qua việc tổ chức thành công nhiều sự kiện quan trọng mang tầm quốc gia, khu vực và quốc tế chắc chắn sẽ đem lại cho quý công ty dịch vụ to chuc su kien tốt nhất

Read more…

Bạn đam mê nghề Tổ Chức Sự Kiện, bạn ấp ủ ước muốn được là một chuyên gia trong lĩnh vực này, hãy thử qua những bước cơ bản sau đây:

Đánh giá chính mình

Không gì quan trọng bằng việc bạn biết mình là ai? Có thể bạn là một sinh viên đang ấp ủ ước mơ trở thành nhà tổ chức sự kiện, có thể bạn đã và đang làm một công việc khác nhưng muốn rẽ một lối đi mới. Dù thế nào, trước hết vẫn là đánh giá đúng bản thân mình, tự hỏi xem mình có những kỹ năng gì, kỹ năng nào đã được hoàn thiện, kỹ năng nào cần rèn luyện, trau dồi, kỹ năng nào cần phải phát triển, và cuối cùng là những kỹ năng bạn có có thể hỗ trợ gì cho bạn trong ước mơ trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện. Nên nhớ, hãy trung thực, điều này thực sự quan trọng!

Kỹ năng thì vô vàn, nhưng có một số kỹ năng mà bạn không nên và không thể bỏ qua sau đây: Óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú, khả năng giao tiếp xuất sắc, phản xạ nhạy bén trong những tình huống khẩn cấp, nếu bạn là bậc thầy trong việc xử lí rủi ro thì yên tâm là bạn khá có tố chất để trở thành nhà tổ chức sự kiện rồi đấy! Hãy quan tâm và cho điểm từng kĩ năng của mình, từ đó bạn sẽ có sự đánh giá đúng hơn khả năng và có hướng đi đúng về sau. Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn phải hướng về công chúng. Luôn luôn lắng nghe khách hàng, họ muốn những gì, đừng bỏ ngoài tai dù là những điều khó nghe, tất cả đều là nguồn tư liệu quý giá trong việc hoàn thiện kỹ năng. Hãy học một khóa kỹ năng đàm phán nếu bạn không tự tin trong phần này, nó sẽ giúp bạn duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác, công chúng - những người đóng vai trò rất lớn trong việc kinh doanh của bạn.


Kinh nghiệm không bao giờ là đủ

Bạn có thể tự học, có vô vàn các nguồn tư liệu để bạn tự nghiên cứu hiện nay, sách vở, internet, lớp học…Nhưng đừng bỏ qua những người đi trước, họ sẽ là nguồn tư liệu sống động và chân thực nhất khi vẽ ra bức tranh về một nghề đòi hỏi kỹ năng đa chiều như tổ chức sự kiện.

Hoạt động đoàn đội, hội nhóm tích cực khi còn ngồi trên ghế nhà trường sẽ là môi trường thuận lợi để tích lũy những kinh nghiệm quý báu và phát huy óc tổ chức. Vừa là nơi để vun đắp các mối quan hệ cộng đồng.

Nếu được, hãy đăng kí tham gia tự nguyện vào những sự kiện được tổ chức tại doanh nghiệp, công ty bạn đang làm. Hoặc giúp đỡ cho bộ phận PR nếu có, đây là cơ hội để vừa học hỏi được một việc mới trong lúc vẫn đang làm tốt công việc của mình.

Bắt đầu bằng việc lập kế hoạch

Hãy thử vẽ một bức tranh toàn cảnh về sự kiện mà bạn sẽ tổ chức. Sau đó hoàn thiện dần các tiểu tiết, chú ý sử dụng các mảng màu đối lập hoặc các khối không tương xứng để đánh giá mức độ quan trọng và ưu tiên cho từng chi tiết. Không nên đánh đồng các khâu vì như thế bạn sẽ rất mất tập trung và thời gian vì những việc không đâu.Tập trung bước đầu tiên là cân nhắc về hình thức tổ chức sự kiện, địa điểm, kịch bản, nhân lực, phương án dự phòng,….Một bản kế hoạch thật chi tiết và đầy đủ sẽ giúp bạn đi đúng hướng và có phương án giải quyết các tình huống tốt nhất.

Phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác

Nên nhớ bạn sẽ không thể nào tự chuẩn bị hết tất cả các thiết bị, vật tư cho một sự kiện được, có quá nhiều thứ, quá nhiều hạng mục, đặc điểm lại phụ thuộc vào từng loại hình sự kiện, chi phí đầu tư, quản lí, bảo quản tốn kém và thực sự không cần thiết. Đừng lo vì sẽ có rất nhiều công ty chuyên cung cấp các loại vật dụng này. Hãy tập liên hệ với các khách sạn, khu nghỉ mát, nơi có hội sảnh, tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, câu lạc bộ thể thao ngoài trời, khu vui chơi giải trí như công viên, vườn bách thú, kể cả trường học,…Chủ khách sạn, nhà hàng, người bán hoa tươi, công ty cung cấp trang thiết bị, nhiếp ảnh, nhân viên trang trí,…họ sẽ là người cung cấp những sản phẩm và dịch vụ cần thiết hỗ trợ cho tổ chức sự kiện.

Trước khi đưa ra quyết định sẽ hợp tác với công ty nào, hãy giành thời gian thu thập thông tin và làm một vài phép so sánh tương đối để đưa ra được nơi đáp ứng được hai yếu tố là vừa cung cấp dịch vụ, sản phẩm chất lượng, vừa có mức giá cạnh trạnh hợp lí. Hãy lịch sự và nhã nhặn, yếu tố này ảnh hưởng đến việc kinh doanh lâu dài. Đừng tiếc lời cảm ơn và phần nào đáp ứng những ý tưởng của họ. Một nụ cười thân thiện và câu cảm ơn chẳng khiến bạn mất gì mà ngược lại còn giúp cho bạn thêm nhiều khách hàng.

Dù khi đã thành một người tổ chức sự kiện, bạn vẫn phải tiếp tục học hỏi và phát triển để có thể trở thành một chuyên gia thực thụ. Cách tốt nhất là tham gia tích cực vào các hoạt động xã hội, bạn sẽ có cơ hội được tận mắt thấy cách thức tổ chức một sự kiện với các quy mô khác nhau để từng đó rút ra kinh nghiệm riêng cho bản thân.

Read more…

Nhiều người đã ví von rằng công việc tổ chức sự kiện như trò chơi ghép hình mà người chơi chỉ thành công khi ghép hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết thành một bức tranh hoàn chỉnh. Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR.

Theo báo cáo nghiên cứu thị trường của FTA, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ phát triển thương hiệu được sử dụng thường xuyên nhất ở Việt Nam là: quảng cáo và tổ chức sự kiện (sử dụng ngang bằng); tiếp theo là PR; nghiên cứu thị trường và e-marketing.
Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi loại sự kiện lại có những mục đích, vai trò khác nhau trong chiến lược chung của công ty. Tuy nhiên, đối với bất kì loại hình sự kiện nào muốn thành công vẫn phải tuân theo một quy trình tổ chức sự kiện và những cách thức tổ chức sự kiện nhất định:

1. Requirements study (Thấu hiểu yêu cầu khách hàng)

Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch to chuc su kien, ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau:
- Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)
- Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
- Khách tham dự là những ai?
- Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
- Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
- Ngân sách là bao nhiêu?
- Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì?

2. Brainstorming (Suy nghĩ ý tưởng)

Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal, là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

3. Event design (thiết kế sự kiện)

Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:
- Địa điểm tổ chức.
- Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.
- Chủ đề (theme/concept) của chương trình.
- Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
- Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao.

4. Planning (Lên kế hoạch tổ chức)

Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như:
- Ngân sách.
- Nguồn nhân lực thực hiện.
- Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
- Vận chuyển như thế nào.
- Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

5. Execution (Tiến hành thực hiện)

Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động…Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.

6. Set up (Dàn dựng chuẩn bị)

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là 1 hoặc 2 ngày trước ngày sự kiện diễn ra. Nên có một bảng những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

7. Finish (Kết thúc sự kiện)

Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.
- Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
- Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Read more…

Không có sự kiện nào từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc mà thuận buồm xuôi gió, không gặp bất cứ rắc rối. Ngay từ giai đoạn lên kế hoạch hay chuẩn bị đã có những rắc rối phát sinh, nếu như không giải quyết nhanh chóng và kịp thời, những rắc rối này dễ kéo theo các sai sót và gây hậu quả trong ngày diễn ra sự kiện. Những rắc rối nào thường gặp khi tổ chức sự kiện và phương án giải quyết ra sao?



1. Thay đổi địa điểm tổ chức sự kiện

Đây là rắc rối thường gặp nhất trong các event, có nhiều event thay đổi địa đến sát ngày tổ chức. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến các công tác chuẩn bị như thiết kế, thi công và cả nhân sự, mua sắm vật dụng nữa. Vì nếu không xác định được chính xác địa điểm tổ chức thì sẽ không thể do đạc để thiết kế, từ đó dẫn đến việc không thi công các hạng mục được. Với những hạng mục khác, sau khi thuê mướn, đặt chỗ, khảo sát giá, bạn lại phải thông báo lại với tất cả về việc thay đổi địa điểm. Nếu như trong phạm vi thành phố mình ở thì không sao, nhưng có những sự kiện lớn, tổ chức ở nhiều tỉnh thì việc thay đổi từ tỉnh này qua tỉnh khác là một quá trình thực hiện lại từ đầu mất rất nhiều thời gian và công sức.

Có một lần, sau khi khách hàng đã chắc chắn về thời gian và địa điểm, người viết đi khảo sát địa điểm và xác nhận thời gian cùng mọi công tác tổ chức với phía khách sạn tại một tỉnh miền Trung, được khách sạn ưu đãi mời ở lại và đón tiếp rất chu đáo trong suốt thời gian khảo sát. Đến lúc về, khách hàng bỗng thay đổi ý kiến, chọn 1 khách sạn khác để tổ chức, thuyết phục bằng mọi giá cũng không được, người viết đành phải làm việc với bên khách sạn mình đã khảo sát và nhờ họ bán 150 phòng đã block (giữ phòng) cho mình. Việc này ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của công ty và mất rất nhiều thời gian, công sức của những người thực hiện. Vì vậy, làm việc với khách hàng nên rõ ràng và kĩ trong vấn đề địa điểm.

2. Thay đổi thời gian

Thay đổi thời gian cũng là một trong các rắc rối thường gặp nhất, nếu như việc thay đổi thời gian diễn ra sớm thì mọi thứ đều có thể được giải quyết dễ dàng, nhưng đôi khi có những khách hàng thay đổi thời gian liên tục và cho đến sát thời điểm event diễn ra thì việc này thực sự là một rắc rối khổng lồ. Vì các khách sạn, nhất là những khách sạn lớn không phải lúc nào cũng trống để cho chúng ta đặt địa điểm, nếu thời gian thay đổi, đôi khi khách sạn đó không trống vào ngày chúng ta cần, từ đó dẫn đến việc phải thay đổi địa điểm và rồi tiếp theo là hàng loạt thay đổi khác nữa kéo theo. Hơn nữa, khi đặt chỗ và confirm chính xác về thời gian, chúng ta phải có một số ràng buộc nhất định với nhà cung cấp địa điểm, mọi sự thay đổi đều dẫn đến những thiệt hại nhất định cho cả hai bên. Bạn nên cảnh báo với khách hàng về những rắc rối như trên khi họ có ý định thay đổi địa điểm, trong trường hợp bắt buộc phải thay đổi, hãy yêu cầu khách hàng có xác nhận qua email hay tốt nhất kí một hợp đồng nguyên tắc để dựa vào đó bạn thực hiện việc chốt lại chính xác thời gian và địa điểm.

3. Làm việc với nhiều đầu mối

Có những khách hàng, từ lúc gặp cho đến lúc chương trình kết thúc, bạn chỉ phải làm việc với một người và 1001 công việc cũng chỉ thông qua người đó. Nhưng có những khách hàng, bạn phải làm việc với 5, 6 người, mỗi người phụ trách một hạng mục. Bạn thử tưởng tượng, bạn sẽ phải nhớ rằng địa điểm thì bạn sẽ phải làm việc với ai bên bạn và người nào phía khách hàng, F&B bạn lại phải làm việc với một nhân sự khác và khách mời thì lại do một người khác phụ trách. Đối với những khách hàng như thế này, bạn phải hết sức tập trung và tỉ mỉ để tránh thiếu sót. Thêm vào đó, câu chín người mười ý là một áp dụng hết sức chính xác trong trường hợp này, bạn phải cố gắng làm việc thật rõ ràng với người chịu trách nhiệm chính để ra quyết định cuối cùng, chứ không phải là tổng hợp lại từ ý kiến của khách hàng và cho ra một sản phẩm tạp nham. Lấy ví dụ về một hạng mục thiết kế, mẫu đưa qua duyệt, đầu tiên là người phụ trách về hình ảnh bên phía khách hàng duyệt và gửi lại, sau khi chỉnh sửa, mẫu lại được đưa qua, lần này thì phó phòng bên đó duyệt một lần nữa, lại có những thay đổi, lại phải sửa chữa, gửi qua thì được trưởng phòng xem và xét duyệt, có những ý kiến như màu chữ, vị trí, hình ảnh, cứ như vậy cho đến lúc sản phẩm cuối cùng, đem so lại thì rất giống với sản phẩm thiết kế đầu tiên.

4. Chậm trễ trong hợp đồng, tiền bạc

Sau khi bảng dự toán và kế hoạch đã được duyệt qua, mọi công việc phải được triển khai nhưng khách hàng lại chậm trễ trong việc kí kết hợp đồng và chuyển khoản tiền ứng trước. Việc này khiến bạn chậm trễ các tiến độ với nhà cung cấp dễ dẫn đến chậm trễ công việc. Phương án là nhờ sự can thiệp của người có trách nhiệm cao hơn (như là giám đốc - người chịu trách nhiệm trong hợp đồng). Nếu lãnh đạo của bạn đồng ý xúc tiến các công việc trước thì bạn cứ làm trước những việc cần thiết trước và một mặt đốc thúc khách hàng, đưa ra các áp lực về việc chậm trễ tiến độ nếu không ứng trước một khoản kinh phí.

5. Chậm trễ trong thanh toán

Thanh toán sau chương trình cũng là một vấn đề khiến nhiều người làm event đau đầu. Khi event đã thực hiện xong, khách hàng có nhiều lý do để chậm trễ việc thanh toán. Áp lực từ sếp yêu cầu bạn hối thức khách hàng thanh toán và các nhà cung cấp đòi nợ các khoản khiến bạn không biết phải làm sao. Trường hợp này, bạn nên nhờ sự hỗ trợ từ kế toán bên phía bạn hỗ trợ đòi các khoản nợ này và đối phó với các suppliers. Các kế toán có những bí quyết riêng và cũng quen với những việc này sẽ giúp bạn đẩy nhanh tiến độ hơn.

6. Khách hàng tham gia quá nhiều vào chương trình

Thông thường, những sự kiện đã được giao cho công ty tổ chức thì sẽ không nhúng tay vào nữa. Nhưng có những khách hàng quá kĩ tình thì sẽ tham gia quá nhiều vào event làm rối công tác tổ chức của bạn. Trong trường hợp này, bạn nên nói rõ với khách hàng về những công việc của bạn và vai trò của họ trong event. Trong một event mà người viết thực hiện, các khách hàng yêu cầu được tham gia, đòi dùng bộ đàm và chạy đi chạy lại cùng Ban tổ chức, khi đó, người viết đã đáp ứng yêu cầu của họ, nhưng sau khi phần đón khách kết thúc, chương trình bắt đầu thì ban tổ chức đã chỉnh tần số của bộ đàm khác với tần số của khách hàng, khi khách hàng thắc mắc, Ban tổ chức đã giải thích rõ rằng đây là khâu tổ chức do mình phụ trách và khách hàng không cần phải mất công tham gia mà cứ lo cho khách mời của họ, sau đó họ cũng rất vui vẻ đồng ý điều này.

tổ chức sự kiện, to chuc su kien

Read more…