Bạn đam mê nghề Tổ Chức Sự Kiện, bạn ấp ủ ước muốn được là một chuyên gia trong lĩnh vực này, hãy thử qua những bước cơ bản sau đây:

Đánh giá chính mình

Không gì quan trọng bằng việc bạn biết mình là ai? Có thể bạn là một sinh viên đang ấp ủ ước mơ trở thành nhà tổ chức sự kiện, có thể bạn đã và đang làm một công việc khác nhưng muốn rẽ một lối đi mới. Dù thế nào, trước hết vẫn là đánh giá đúng bản thân mình, tự hỏi xem mình có những kỹ năng gì, kỹ năng nào đã được hoàn thiện, kỹ năng nào cần rèn luyện, trau dồi, kỹ năng nào cần phải phát triển, và cuối cùng là những kỹ năng bạn có có thể hỗ trợ gì cho bạn trong ước mơ trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện. Nên nhớ, hãy trung thực, điều này thực sự quan trọng!

Kỹ năng thì vô vàn, nhưng có một số kỹ năng mà bạn không nên và không thể bỏ qua sau đây: Óc tổ chức tốt, trí tưởng tượng phong phú, khả năng giao tiếp xuất sắc, phản xạ nhạy bén trong những tình huống khẩn cấp, nếu bạn là bậc thầy trong việc xử lí rủi ro thì yên tâm là bạn khá có tố chất để trở thành nhà tổ chức sự kiện rồi đấy! Hãy quan tâm và cho điểm từng kĩ năng của mình, từ đó bạn sẽ có sự đánh giá đúng hơn khả năng và có hướng đi đúng về sau. Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn phải hướng về công chúng. Luôn luôn lắng nghe khách hàng, họ muốn những gì, đừng bỏ ngoài tai dù là những điều khó nghe, tất cả đều là nguồn tư liệu quý giá trong việc hoàn thiện kỹ năng. Hãy học một khóa kỹ năng đàm phán nếu bạn không tự tin trong phần này, nó sẽ giúp bạn duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác, công chúng - những người đóng vai trò rất lớn trong việc kinh doanh của bạn.


Kinh nghiệm không bao giờ là đủ

Bạn có thể tự học, có vô vàn các nguồn tư liệu để bạn tự nghiên cứu hiện nay, sách vở, internet, lớp học…Nhưng đừng bỏ qua những người đi trước, họ sẽ là nguồn tư liệu sống động và chân thực nhất khi vẽ ra bức tranh về một nghề đòi hỏi kỹ năng đa chiều như tổ chức sự kiện.

Hoạt động đoàn đội, hội nhóm tích cực khi còn ngồi trên ghế nhà trường sẽ là môi trường thuận lợi để tích lũy những kinh nghiệm quý báu và phát huy óc tổ chức. Vừa là nơi để vun đắp các mối quan hệ cộng đồng.

Nếu được, hãy đăng kí tham gia tự nguyện vào những sự kiện được tổ chức tại doanh nghiệp, công ty bạn đang làm. Hoặc giúp đỡ cho bộ phận PR nếu có, đây là cơ hội để vừa học hỏi được một việc mới trong lúc vẫn đang làm tốt công việc của mình.

Bắt đầu bằng việc lập kế hoạch

Hãy thử vẽ một bức tranh toàn cảnh về sự kiện mà bạn sẽ tổ chức. Sau đó hoàn thiện dần các tiểu tiết, chú ý sử dụng các mảng màu đối lập hoặc các khối không tương xứng để đánh giá mức độ quan trọng và ưu tiên cho từng chi tiết. Không nên đánh đồng các khâu vì như thế bạn sẽ rất mất tập trung và thời gian vì những việc không đâu.Tập trung bước đầu tiên là cân nhắc về hình thức tổ chức sự kiện, địa điểm, kịch bản, nhân lực, phương án dự phòng,….Một bản kế hoạch thật chi tiết và đầy đủ sẽ giúp bạn đi đúng hướng và có phương án giải quyết các tình huống tốt nhất.

Phát triển mối quan hệ với khách hàng, đối tác

Nên nhớ bạn sẽ không thể nào tự chuẩn bị hết tất cả các thiết bị, vật tư cho một sự kiện được, có quá nhiều thứ, quá nhiều hạng mục, đặc điểm lại phụ thuộc vào từng loại hình sự kiện, chi phí đầu tư, quản lí, bảo quản tốn kém và thực sự không cần thiết. Đừng lo vì sẽ có rất nhiều công ty chuyên cung cấp các loại vật dụng này. Hãy tập liên hệ với các khách sạn, khu nghỉ mát, nơi có hội sảnh, tổ chức từ thiện, trung tâm hội nghị, câu lạc bộ thể thao ngoài trời, khu vui chơi giải trí như công viên, vườn bách thú, kể cả trường học,…Chủ khách sạn, nhà hàng, người bán hoa tươi, công ty cung cấp trang thiết bị, nhiếp ảnh, nhân viên trang trí,…họ sẽ là người cung cấp những sản phẩm và dịch vụ cần thiết hỗ trợ cho tổ chức sự kiện.

Trước khi đưa ra quyết định sẽ hợp tác với công ty nào, hãy giành thời gian thu thập thông tin và làm một vài phép so sánh tương đối để đưa ra được nơi đáp ứng được hai yếu tố là vừa cung cấp dịch vụ, sản phẩm chất lượng, vừa có mức giá cạnh trạnh hợp lí. Hãy lịch sự và nhã nhặn, yếu tố này ảnh hưởng đến việc kinh doanh lâu dài. Đừng tiếc lời cảm ơn và phần nào đáp ứng những ý tưởng của họ. Một nụ cười thân thiện và câu cảm ơn chẳng khiến bạn mất gì mà ngược lại còn giúp cho bạn thêm nhiều khách hàng.

Dù khi đã thành một người tổ chức sự kiện, bạn vẫn phải tiếp tục học hỏi và phát triển để có thể trở thành một chuyên gia thực thụ. Cách tốt nhất là tham gia tích cực vào các hoạt động xã hội, bạn sẽ có cơ hội được tận mắt thấy cách thức tổ chức một sự kiện với các quy mô khác nhau để từng đó rút ra kinh nghiệm riêng cho bản thân.

Kiến thức và kỹ năng tổ chức sự kiện có thể tìm tòi học hỏi qua sách vở và từ thực tiễn, tuy nhiên để làm công việc tổ chức sự kiện hiệu quả, những tố chất của bản thân là yếu tố quan trọng để xác định mức độ phù hợp của bạn với nghề. Sau đây là những tố chất cơ bản mà bất cứ người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nào cũng có.


Sự năng động, chịu khó

 Tổ chức sự kiện event là công việc đòi hỏi tính chủ động cao, vì vậy chỉ phù hợp cho những người năng động, linh hoạt, giải quyết công việc hợp lý, hiệu quả. Những lúc chạy đua với deadline chương trình, người tổ chức sự kiện phải làm hết mình không kể thời gian, giờ giấc để kịp tiến độ công việc mà vẫn đảm bảo chất lượng của các hạng mục góp phần hiệu quả cho sự kiện. Nếu không có sự chịu khó mà làm mọi việc qua loa đại khái cho xong chuyện thì không bao giờ bạn có thể tổ chức sự kiện thành công.

Cẩn thận, tỉ mỉ 

Mỗi Event được thực hiện cần phải trau chuốt trong từng chi tiết, từ cái bandrol treo ngay ngắn, sàn nhà không chút rác bẩn, công tác đón khách chu đáo cho đến thời gian tổ chức thông suốt sẽ đảm bảo để lại ấn tượng về sự chuyên nghiệp cho người tham dự và khách hàng. Các hạng mục sản xuất cần khả thi và hợp lý, tránh thừa thiếu ngoài ý muốn, các hạng mục thuê ngoài cần phải kiểm soát tốt về số lượng, chất lượng tránh để hư hao mất mát.

Chính vì vậy những người nào càng cẩn thận, kỹ lưỡng chú trọng đến những cái nhỏ nhất thì những sự kiện họ tổ chức càng giảm thiểu được các trục trặc, rủi ro, hạn chế phát sinh ngoài ý muốn. Làm Event là trong đầu lúc nào cũng phải suy nghĩ đến tất cả các rủi ro có thể xảy ra trong lúc chuẩn bị và chạy chương trình. Người cẩn thận sẽ luôn đặt mình trong tư thế kiểm soát cao độ, đặt ra mọi tình huống xấu nhất có thể xảy ra, ảnh hưởng đến sự kiện đang thực hiện, mà kiểm soát tốt các rủi ro là đã giúp sự kiện thành công một nửa rồi.

Ngoài ra sự cẩn thận, tỉ mỉ còn giúp cho khả năng quan sát của chúng ta tốt hơn, qua đó nắm bắt vấn đề tốt hơn nhằm kiểm soát Event của mình diễn ra một cách suôn sẻ. Hãy rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ cho mình bằng cách nhìn mọi thứ trong sự kiện của mình bằng con mắt khắt khe của một người tham dự khó tính, hãy đừng chấp nhận một chiếc khăn trải bàn bị nhăn, logo công ty bị lệch màu hay cô PG vừa nhai chewgum vừa đón khách, bởi vì thỏa hiệp với những điều không hoàn hảo như vậy chính là bạn đang hạ thấp hình ảnh của Event và uy tín của chính mình.

Óc sáng tạo, thẩm mỹ 

Sáng tạo để có những ý tưởng đột phá cho sự kiện, tạo nên một proposal đầy tính thuyết phục đối với khách hàng, sáng tạo để có các phương án sản xuất, thuê ngoài tối ưu, sáng tạo để giải quyết vấn đề phát sinh hay rủi ro một cách ổn thỏa và hiệu quả... Óc thẩm mỹ tốt sẽ làm cho sự kiện luôn hoàn mỹ về bề ngoài, để lại cảm tình cho người tham dự. Với kinh nghiệm tổ chức Event của mình, người viết nghiệm ra rằng sự sáng tạo cũng có thể được trau dồi bằng cách chịu khó quan sát, ghi nhận những gì xảy ra xung quanh mình. Ví dụ như khi bạn đi xem một buổi triển lãm nghệ thuật sắp đặt, nếu để ý quan sát và vận dụng vào công việc, bạn có thể tình cờ thu nhặt được một ý tưởng "đắc địa" để dàn dựng sân khấu cho buổi tổ chức biểu diễn sắp tới.

Sự sáng tạo giúp bạn có được những Concept đột phá cho sự kiện của mình

Kỹ năng tổ chức và teamwork

 Kỹ năng tổ chức giúp bạn sắp xếp công việc một cách khoa học, ổn thỏa, phân bổ nhân sự hợp lý và giải quyết linh hoạt các tình huống rủi ro xảy ra trong tổ chức sự kiện. Kỹ năng teamwork giúp chúng ta làm việc nhịp nhàng với team của mình và với những người trực tiếp hỗ trợ cho sự kiện, biết cách kết nối các thành viên trong team mình và các bộ phận hỗ trợ sẽ góp phần rất lớn trong thành công của một Event.

Sức khỏe bền bỉ 

Thức khuya dậy sớm, đi lại hoạt động liên tục, nhiều khi phải làm việc trong môi trường khắc nghiệt như nắng cháy mưa dầm, nhịn đói, căng thẳng thường xuyên khi công việc dồn dập... là những đòi hỏi mà những người có sức khỏe không tốt không thể nào đáp ứng được. Bởi vậy cho nên đã xác định theo nghề thì bạn cần có thể lực dẻo dai nhất định, nhưng cũng đừng vì thế mà tận dụng đến mức vắt kiệt sức lực của mình, nên nhớ tổ chức sự kiện Event là "trường kỳ chiến đấu" chứ không phải làm xong một sự kiện là chấm hết.Hãy sinh hoạt, ăn uống điều độ hàng ngày để dành sức lực cho những ngày "cao điểm", và nhớ luôn đem theo đồ ăn nhẹ bên mình, những cuộc nhịn đói kéo dài sẽ làm sức khỏe bạn xuống cấp rất nhiều.

Những áp lực căng thẳng trong nghề không phải ai cũng vượt qua được

Đam mê đối với nghề 

Cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, để gắn bó với event, bạn không thể thiếu đam mê nghề nghiệp, yêu thích công việc. Đó là liều thuốc tăng lực trong công việc, trong những lúc khó khăn, và là nguồn gốc của những khoảnh khắc thăng hoa trong công việc của mình. Tags: to chuc su kien, kỹ năng tổ chức sự kiện, các bước tổ chức sự kiện

Một trong những vấn đề của các buổi tiệc buffet đó chính là thời gian. Không chỉ mất thời gian cho khâu chuẩn bị của gia chủ mà còn mất thời gian cho người thưởng thức.


“Buffet” trong tiếng Pháp có nghĩa là tự chọn hay còn gọi là “tiệc đứng”, nghĩa là thực khách có thể đi lại, đứng ngồi tùy thích khi ăn uống.

Chính vì vậy đừng bao giờ đi ăn buffet nếu bạn chỉ có một mình hoặc đang eo hẹp về quỹ thời gian. Đi ăn buffet phải là khi bạn có ít nhất 2 tiếng.

Tiệc đứng buffet và những điều cần lưu ý


Cái lợi của tiệc buffet là có thể phục vụ cho nhiều người hơn so với tiệc ngồi. Buffet có cái hay vì tạo nhiều cơ hội để thực khách giao tiếp với nhau - nhất là với những buổi tiệc có tính chất xã giao, vì vậy thời gian ăn buffet có thể kéo dài.

Vào thế kỷ XVIII, những tổ chức sự kiện ngoài trời phục vụ một số lượng lớn khách mời, với bàn dài bày sẵn đồ ăn, bắt đầu xuất hiện ở Pháp, rồi lan sang Anh và các nước châu Âu. Mãi đến giữa thế kỷ XIX, người Mỹ mới biết đến buffet, nhờ sự sáng tạo của một nhà hàng Trung Quốc mở trên đất Mỹ. Buffet trở nên đặc biệt thịnh hành ở Mỹ vào những năm 1930 với nhiều biến tấu hiện đại.

Do đây là phương pháp phục vụ số lượng người ăn lớn với đội ngũ nhân viên mỏng, nên cách thức này rất được ưa chuộng tại các nhà hàng lớn. Trong các buổi tiệc buffet có rất nhiều món để bạn tự chọn lựa. Điều này nhiều khi gây khó khăn cho bạn vì không biết phải ăn những món nào. Thông thường khi tổ chức tiệc, các món ăn được xếp theo thứ tự các món khai vị trước, rồi đến súp, món ăn chính, trái cây, cà phê hoặc trà.

Ở Việt Nam, buffet mới phổ biến trong khoảng chục năm trở lại đây với một loạt các nhà hàng, khách sạn lớn, có tên tuổi. Giá buffet cũng dao động từ khoảng 250.000 đến 600.000 đồng/suất, thế nên rất nhiều người chọn buffet làm nơi tổ chức sinh nhật, họp mặt gia đình hay đi ăn dịp cuối tuần.


* Một số lưu ý trước khi đi ăn buffet

Những nguyên tắc cơ bản nhất cần tuân thủ khi ăn tiệc buffet mà bạn cần lưu ý:

Tùy theo phong cách và ý thích của bạn, nên chọn nhà hàng buffet với mức giá và đối tượng khách phục vụ thích hợp với mình. Nếu không, bạn có thể gặp phải tình huống bực mình. Thành phần thực khách rất quan trọng đối với chất lượng bữa ăn buffet của bạn, nếu thành phần qua khác biệt sẽ ảnh hưởng chất lượng của bữa ăn buffet.

Ăn buffet là kiểu ăn tự chọn, thực khách tự lựa chọn đồ ăn trong số các món ăn đã được bày sẵn và tự phục vụ nên nếu bạn là người không thích đứng lên ngồi xuống và thích được phục vụ trong khi ăn thì không nên lựa chọn kiểu ăn buffet.

Ăn buffet là hình thức ăn theo suất, trả tiền trọn gói nên nhà hàng sẽ đếm đầu người để tính tiền mà không phân biệt bạn ăn nhiều, ăn ít, hay không ăn (trẻ em dưới 1m thường tính nửa suất) nên để tránh lãng phí và tranh luận không đáng có thì bạn đừng vào nhà hàng buffet khi không có nhu cầu ăn.


Không nên và không thể ăn buffet quá thường xuyên.

Vì dù sao, buffet cũng chỉ là một tập hợp rất nhiều món ăn, được trình bày và được thưởng thức cùng một lúc, trong một không gian và thời gian nhất định. Đó chính là ưu điểm và cũng là nhược điểm lớn nhất của loại hình buffet. Một nhà hàng, một đầu bếp hoặc nhóm đầu bếp cũng chỉ sở trường một lĩnh vực nhất định, một số món ăn nhất định. Dân sành ăn, lúc nào cũng tìm đến những nhà hàng chuyên và nổi tiếng về một món ăn nào đó.

Thông thường tiệc buffet được tổ chức vào buổi trưa và buổi tối. Mỗi bữa ăn buffet thường được gói gọn diễn ra trong 2 đến 3 tiếng, các bạn nên đến sớm khi mới bắt đầu để có đủ thời gian vừa ăn vừa thư giãn và như thế mới có thể lựa chọn và thưởng thức nhiều món ăn ngon. Nếu đã muộn 1/3 thời gian quy định thì tốt nhất bạn nên ở nhà để dịp khác hãy đi ăn buffet. Thời gian phổ biến nhất để ăn buffet là vào buổi tối, tuy giá cả có đắt hơn một chút nhưng đồ ăn nhiều, phong phú và tươi, ngon hơn hẳn.

* Cách chọn món ăn trong tiệc buffet

Đầu tiên, khi bước vào phòng ăn, bạn khoan vội đến ngay quầy lấy đĩa mà hãy đi lướt qua một vòng thưởng ngoạn xem thực đơn hôm đó có những món gì và vị trí các món ăn sắp đặt ở đâu. Khi đó, trong đầu đã “chấm” sẵn các món “dứt khoát” ăn, kế đến là các món dự định thử cho biết. Sau khi kết thúc một vòng hãy lấy đĩa và chọn cho mình các món ăn khai vị đầu tiên.

Khi chọn món, cần lưu ý nguyên tắc chung là món khô ăn trước, món nước ăn sau, đồ chiên xào và mấy món ngọt ăn sau cùng. Món thích hợp nhất để ăn đầu tiên là các món gỏi, nộm, salad, vì có vị chua nên những món này sẽ kích thích vị giác và tiêu hóa của bạn. Tiếp theo là những món luộc, món nướng, món trộn, rồi mới đến các món chiên, món xào và những món giúp no bụng như: súp, mỳ, cơm, bánh mỳ… sau cùng mới là các món tráng miệng, hoa quả.

Những món bạn không nên ăn trong tiệc buffet nếu như có những món ăn khác cho bạn lựa chọn: cơm chiên, mì xào, rau xào, khoai, ngô, sắn, bánh bột lọc và các loại tương tự vì đây là các món ăn vào là no ngay, bên ngoài rất sẵn lại rẻ mà còn ngon hơn nên hãy dành bụng để thưởng thức các món bạn đã “chấm sẵn”. Ngoài ra bạn cũng không nên uống nước trái cây vì thực chất đó toàn là nước hương trái cây thôi, rất dễ làm bạn đầy bụng chướng hơi.

* Ăn buffet đúng cách

- Ăn chậm rãi, ăn thưởng thức, vừa ăn vừa đàm đạo với bạn bè.

- Không ngại đi lại nhiều lần để lấy thức ăn hoặc nước uống.

- Giữ trật tự, nhường và chờ đợi người đến trước lấy xong mới đến lượt mình.

- Cầm đĩa thức ăn trên tay, di chuyển chậm và cẩn trọng, không va chạm vào người khác. Không để trẻ nhỏ tự do chạy nhảy trong khu vực nhà hàng để tránh những ảnh hưởng đối với người khác và giữ an toàn cho trẻ.

- Thử trước một ít với món lạ, nếu nếm thử thấy được thì hãy ăn thật. Đừng thấy món ăn trông bắt mắt mà lấy thật nhiều, bởi nếu không hợp khẩu vị sẽ rất phí.

- Chỉ nên lấy không quá hai đĩa cùng lúc, mỗi đĩa chỉ nên có khoảng tối đa 2-3 món, số lượng vừa phải.


*  Những cách ăn nên tránh

- Lấy quá nhiều món ăn trong một lần, lấy quá nhiều số lượng của mỗi món.

- Chỉ lấy một loại nguyên liệu trong một món chế biến tại chỗ. Ví dụ món lẩu, gồm nhiều loại như hải sản (tôm, cá, mực…) và thịt (phổ biến là thịt bò), nhiều người tham lam chỉ lấy tôm và thịt bò với số lượng nguyên đĩa, đến người kế tiếp thì không còn nguyên liệu đó nữa.

- Chen lấn khi lấy thức ăn. Có vài nhà hàng bố trí nơi lấy thức ăn quá chật chội, khiến thực khách dễ va chạm nhau và tạo cảm giác giành giật khi lấy thức ăn.

- Di chuyển quá nhanh trong khu vực để đồ ăn.

- Để thức ăn thừa mứa, không ăn hết. “Văn hoá ăn buffet” không cho phép bạn để thừa một tí thức ăn nào vì ăn cái gì và ăn bao nhiêu hoàn toàn thuộc quyền lựa chọn của bạn.

Để tránh những hệ luỵ không tốt cho sức khoẻ, bạn hãy khôn ngoan chọn lựa món ăn ngon, vừa miệng mà vẫn cảm thấy khoẻ khoắn, không bị tăng cân sau những buổi tiệc buffet. Bữa ăn buffet sẽ rất có lợi cho bạn nếu biết cách chọn lựa món ăn hợp với sức khoẻ của mình và hãy nhớ dừng đúng lúc. Khi ăn buffet, món ăn luôn đa dạng và sẵn có nhưng dạ dày của bạn lại rất hạn chế. Do vậy, chỉ nên lấy thức ăn mỗi thứ một ít, dù là với món cực kỳ ưa thích. Bạn sẽ còn cơ hội quay lại lấy thêm nếu bụng vẫn còn sức chứa. Bạn phải chú ý mỗi món không nên ăn nhiều, càng không nên ăn quá nhanh; đừng sợ món ăn hết mà lấy thật nhiều. Không nên tốt bụng lấy giúp thức ăn cho bạn bè khi ăn buffet vì ai cũng có quyền lựa chọn và khẩu vị mỗi người mỗi khác.

* Khi nào không nên đi ăn buffet

- Bạn chỉ đi ăn có một mình.

- Bạn là người kén ăn.

- Bạn eo hẹp về quỹ thời gian (ít nhất cũng phải có 2 tiếng cho một bữa ăn buffet).

- Tâm trạng không thoải mái, đang lo âu nhiều việc chưa giải quyết được.

- Người có các bệnh mãn tính như tăng huyết áp, thừa cân béo phì, bệnh gút (gout), đái tháo đường, tăng cholesterol máu, rối loạn mỡ máu… cần hết sức tỉnh táo khi ăn buffet.

tổ chức sự kiện, to chuc su kien