In ấn trong tổ chức sự kiện là hạng mục tốn kém nhiều chi phí nhất nhưng cũng là hạng mục bắt buộc phải đầu tư. Vậy làm sao để tiết kiệm được chi phí in ấn tốt nhất nhưng vẫn đảm bảo chất lượng hình ảnh của sự kiện?

Xem thêm: 7 Bí quyết cần biết khi tổ chức sự kiện

Sau đây là những điều cẩn lưu ý để tiết kiệm được chi phí in ấn

Chọn công ty in ấn

Hãy xem xét quy mô của các công ty in ấn. Những công ty in ấn có xưởng in giá sẽ rẻ hơn các công ty trung gian, bởi vì lợi thế về quy mô và số lượng sẽ giúp các công ty in ấn này giảm được chi phí cho bạn. Tuyệt đối tránh sữ dụng dịch vụ in ấn của các công ty trung gian, các cá nhân, các agency bởi vì bạn sẽ phải gánh thêm chi phí "trung gian" một cách không cần thiết.



Trước mỗi hạng mục in ấn bạn nên liên hệ với ít nhất là 5 công ty in ấn để tham khảo về giá nhằm có mức giá tốt, tuy nhiên cần lưu ý giá cả phải đi đôi với chất lượng. Nhiều chỗ in có giá rất cạnh tranh nhưng do họ in bằng máy in rẻ tiền, sữ dụng giấy kém chất lượng hoặc chạy không đủ line màu sẽ ảnh hưởng sự mịn màng của bản in. Tốt nhất bạn nên đến trực tiếp công ty in ấn để xem cách họ làm việc, quy mô máy móc, đội ngũ nhân viên và phản ứng của khách hàng.Tiết kiệm chi phí thiết kế in ấn

Nếu công ty bạn không có nhân viên thiết kế, nên thuê ngoài thay vì tự làm để đảm bảo có những bản thiết kế đẹp và chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, cách tốt nhất để tiết kiệm được chi phí cho khâu thiết kế là bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần thiết kế như: Hình ảnh, đoạn copywrite ... lúc này designer chỉ cần lắp ghép các mãnh ghép này thành một bản thiết kế đẹp cho bạn.Ngoài ra, các công ty in ấn chuyên nghiệp chắc chắn sẽ có đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp. Và nếu bạn sữ dụng dịch vụ in ấn và dịch vụ thiết kế in ấn tại cùng 1 công ty thì chi phí sẽ được giảm.Phương pháp in ấn tiết kiệm

Nếu dự định in với nhiều ngôn ngữ khác nhau hoặc nhiều bản khác nhau nhưng cùng chung một chất liệu giấy, và khuôn mẫu, bạn có thể tham khảo công ty in ấn về phương pháp in ghép bản để tối ưu hóa khổ giấy, chi phí sẽ giảm đi rất nhiều. Bằng cách in ghép bản này, nhà in có thể in nhiều bản cùng một lúc và in được nhiều màu khác nhau, sẽ rẻ hơn rất nhiều so với việc in riêng mỗi bản.

Xem xét kĩ quyết định nên in offset hay không vì số lượng tối thiểu để in offset thông thường là 1000 bản, nếu số lượng ít hơn giá thành sẽ rất cao. Nếu in ít hơn 300 bản, nên cân nhắc việc in nhanh hay photo màu, từ 300 đến 600 bản thì xem xét giá của 2 phương pháp in kỹ thuật số và in offset xem phương pháp nào rẻ hơn, còn nếu trên 600 bản thì tốt nhất bạn nên in offset.

Với những sự kiện tổ chức ở nhiều địa phương khác nhau, hãy cân nhắc chi phí giữa việc in ở một nơi rồi vận chuyển tới những chỗ khác hay là in ở tại địa phương đó. Tập trung in ở một đầu mối rồi chuyển đến những nơi khác sẽ giúp bạn kiểm soát về sự đồng nhất của chất lượng, và giá rẻ do in số lượng nhiều nhưng bạn sẽ tốn nhiều chi phí để chuyển hàng, nhất là nếu chuyển nhanh bằng máy bay, còn việc in riêng ở mỗi địa phương thì chỉ nên tiến hành khi bạn in với số lượng nhiều, bởi vì bạn sẽ phải cử người giám sát việc in ở địa phương đó để đảm bảo về chất lượng, hơn nữa giá ở từng địa phương sẽ có sự chênh lệch nhất định.

to chuc su kien

Tổ chức sự kiện (TCSK) ngày nay được xem là một trong những công cụ hiệu quả và vô cùng quan trọng với phần lớn các doanh nghiệp trong hoạt động Marketing.

TCSK không chỉ nhằm thỏa mãn nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp mà còn để góp phần tạo cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.



Thử tưởng tượng công việc tổ chức sự kiện như trò chơi ghép hình, muốn có một bức tranh đẹp, chúng ta cần phải xác định được vị trí chính xác của các mảnh ghép, bức tranh càng lớn chúng ta cần càng nhiều mảnh ghép, cần càng nhiều sự chính xác, tỉ mỉ, tập trung cao độ để có thể đặt từng mảnh ghép vào vị trí duy nhất mà nó phải được đặt. Vậy thì người tổ chức sự kiện sẽ là một nghệ nhân, họ cũng sẽ phải tạo ra một tác phẩm, điểm khác nhau duy nhất là tác phẩm đó là sự kết hợp hoàn hảo của nhiều người, nhiều công cụ, nhiều yếu tố, nhiều rủi ro và áp lực của người tổ chức sự kiện trước, trong và sau sự kiện đều ở mức cao, đặc biệt là trong sự kiện, mọi sự cố đều có thể ập đến bất cứ lúc nào.Người chịu trách nhiệm quản lí phải luôn sẵn sàng tinh thần và dự trù các giải pháp để giải quyết những tình huống bất ngờ nhất. Nếu không làm tốt công tác đó, một sự kiện hoàn toàn có thể trở thành thảm họa và phản tác dụng ngay lập tức.




Có thể một số điều sau đây sẽ hỗ trợ bạn ít nhiều trong công tác TCSK:

1. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu. Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.
VD: Thử tượng tượng một sự kiện về công nghệ thông tin lại toàn những quý bà, quý cô đang muốn tìm nơi mua sắm, bạn sẽ thấy kì cục đến mức nào?!? Phải biết khách hàng của bạn là ai để tạo ra một chủ đề phù hợp và xuyên suốt sự kiện.

2. Tạo ý nghĩa cho sự kiện. Đừng vội vàng tung ngay sản phẩm hay dịch vụ. Hãy từ tốn hướng dẫn họ, cung cấp mọi thông tin cần thiết thực sự có ý nghĩa và giá trị trước khi thực hiện hoạt động bán hàng.

3. Sự kiện phải gây được ấn tượng. Trong điều kiện ngân sách cho phép, đừng ngại tạo sự độc đáo, thu hút cho sự kiện. Tầm ảnh hưởng của sự kiện càng rộng, càng có ích cho doanh nghiệp bạn.

4. Sử dụng một công ty to chuc su kien chuyên nghiệp. Vẫn biết tự các doanh nghiệp cũng có thể tự lực tổ chức, tuy nhiên, nếu thấy không ổn về vấn đề nào đó, hoặc không đo lường được hiệu quả truyền thông của sự kiện, hãy nhờ đến một công ty uy tín để có thể quản lí qui trình của sự kiện và có khả năng lặp lại bao nhiêu lần chào hàng sản phấm đến khách hàng một cách có hiệu quả.

5. Quảng bá cho sự kiện. Doanh nghiệp bạn đầu tư chi phí khủng, thuê địa điểm thuộc hạng sang, lên kế hoạch chương trình vô cùng chi tiết, trang hoàng nơi tổ chức sự kiện thật lộng lẫy nhưng không ai biết đến, điều này thật khủng khiếp. Luôn ghi nhớ là sự nhận diện cao, đúng lúc, đúng nơi, đúng đối tượng, sự kiện càng thành công và đạt được mục tiêu ban đầu bạn đề ra.

6. Đừng quên liên tục tạo lập các mối quan hệ xung quanh. Mục đích chính của tổ chức sự kiện là bạn có thể tạo mối quan hệ với những người được mời một cách trực tiếp. Hãy để cho họ cảm thấy được chào đón và trân trọng và khả năng họ trở thành những khách hàng tiềm năng trong tương lai là rất cao.

7. Giữ gìn mối quan hệ sau sự kiện. Một email cảm ơn sự có mặt của khách mời có lẽ là sự lựa chọn đúng đắn trong trường hợp này. Đồng thời hãy nhớ hỏi ý kiến của họ về sự kiện, ý kiến của họ sẽ là những lời khuyên hữu ích cho kinh nghiệm tổ chức sự kiện của bạn.

tổ chức sự kiện, to chuc su kien

Tổ chức lễ khởi công, tổ chức sự kiện động thổ của các doanh nghiệp với các dự án đầu tư là một hoạt động rất quan trọng và không thể thiếu, tổ chức một buổi lễ thành công sẽ giúp bạn có niềm tin tốt đối với quá trình đầu tư, kinh doanh của công trình đó. Dưới đây là các bước cơ bản để tổ chức một lễ khởi công thành công, tiết kiệm và hiệu quả:



1. KIỂM TRA ĐIỀU KIỆN KHỞI CÔNG ĐÚNG LUẬT XÂY DỰNG

Trước khi thực hiện lễ khởi công bạn nên kiểm tra rõ những điều kiện khởi công mà pháp luật quy định, làm sai trái pháp luật sẽ gây cho bạn những rắc rối về pháp lý, mất đi uy tín và sự thành công của buổi lễ khởi công.

2. CHỌN NGÀY CHO LỄ KHỞI CÔNG

Chọn ngày tổ chức lễ khởi công cũng là một việc quan trọng, bạn nên chọn ngày có dự báo thời tiết đẹp, ngày tổ chức thường rơi vào cuối tuần để các khách mời có thời gian đến đầy đủ. Ngày tổ chức không nên trùng với ngày lễ, tết, những ngày theo quan niệm “kinh doanh” là ngày “xấu”.

3. THÔNG BÁO VỚI CƠ QUAN CHỨC NĂNG VỀ VIỆC KHỞI CÔNG

Bạn nên thực hiện thông báo với cơ quan chức năng về việc khởi công để có sự xác nhận, đồng ý của cơ quan chức năng đảm bảo buổi lễ khởi công được diễn ra nghiêm túc, chính đáng, đúng luật pháp và thành công tốt đẹp.

4. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

- Tiến hành thủ tục xin giấy phép các cơ quan chức năng tổ chức lễ khởi công

- Lên danh sách số lượng khách mời.

- Khảo sát địa điểm

- Thiết kế : Vẽ sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức lễ, thiết kế thư mời, banner, banroll, backdrop sân khấu, quà tặng …

- Viết kịch bản cho buổi lễ. - In ấn: thư mời, banner, banroll, backdrop sân khấu, quà tặng …

- Phát hành thư mời.

5. TIẾN HÀNH LỄ KHỞI CÔNG

- Thi công dàn dựng trang trí:

+ Bên ngoài khu vực lễ : treo banner dọc , banroll ngang, cờ phướn, cờ đuôi nheo…xung quanh khu vục lễ.

+ Khu vực cổng chào: lắp đặt cổng chào ( cổng hơi ), cột barrie và thảm đỏ, cây kiểng lối đi vào khu vực lễ.

+ Khu vực lễ: lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop sân khấu, pallet lót sàn, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí.

+ Khu vực khởi công : thi công hộc cát, xẻng, mũ bảo hộ, găng tay, khây, khăn phủ khây.

+ Khu vực tiệc ( nếu có ).

+ Dọn dẹp vệ sinh

- Nội dung lễ khởi công Tùy vào mỗi buổi lễ khởi công có nội và hình thức khách nhau ví dụ như:

+ Tiếp tân (mặc đồng phục ) đón khách cài hoa lên áo cho khách mời, tặng quà nếu có

+ Lân sư rồng đón khách múa trống mỡ màn

+ Văn nghệ chào mừng

+ Dẫn chương trình ( nắm rõ đường dây kịch bản)

+ Tuyên bố lý do: thông báo mục đích ý nghĩa của buổi lễ.

+ Giới thiệu đại biểu: thành phần tham dự.

+ Giới thiệu phát của chủ đầu tư.

+ Giới thiệu phát biểu của lãnh đạo chính quyền địa phương ( nếu có ).

+ Nghi thức lể khởi công : mời đại biểu tiển về khu vực hộc cát đeo găng tay, đội mũ bảo hộ. khi phát lệnh khởi công các đại biểu xúc cát đổ xuống đất

+ Tiếp tân tiển khách ra về.

+ Kết thúc buổi lễ.

+ Tháo dỡ thu don tất cả thiết bị.

+ Trả mặt bằng cho đơn vị xây lắp

to chuc su kien

Chi phí là một vấn đề lớn được đánh giá rất quan trọng khi tổ chức một sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn tìm cách tiết kiệm chi phí đến mức tối đa mà vẫn đảm bảo sự kiện diễn ra hoàn toàn thành công và gây dấu ấn trong tâm trí khách hàng.
Trong các chi phí phải bỏ ra khi tổ chức sự kiện, in ấn là hạng mục rất tồn kém nhưng không thể không đầu tư. Tuy nhiên, chi phí in ấn hoàn toàn có thể rút gọn được. Dưới đây là vài bí quyết giúp các nhà tổ chức sự kiện tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn



Chọn công ty in ấn

Hãy xem xét quy mô của các công ty in ấn. Những công ty in ấn có xưởng in giá sẽ rẻ hơn các công ty trung gian, bởi vì lợi thế về quy mô và số lượng sẽ giúp các công ty in ấn này giảm được chi phí cho bạn. Tuyệt đối tránh sữ dụng dịch vụ in ấn của các công ty trung gian, các cá nhân, các group bởi vì bạn sẽ phải gánh thêm chi phí “trung gian” một cách không cần thiết.

Trước mỗi hạng mục in ấn bạn nên liên hệ với ít nhất là 5 công ty in ấn để tham khảo về giá nhằm có mức giá tốt, tuy nhiên cần lưu ý giá cả phải đi đôi với chất lượng. Nhiều chỗ in có giá rất cạnh tranh nhưng do họ in bằng máy in rẻ tiền, sữ dụng giấy kém chất lượng hoặc chạy không đủ line màu sẽ ảnh hưởng sự mịn màng của bản in. Tốt nhất bạn nên đến trực tiếp công ty in ấn để xem cách họ làm việc, quy mô máy móc, đội ngũ nhân viên và phản ứng của khách hàng.

Tiết kiệm chi phí thiết kế in ấn

Nếu công ty bạn không có nhân viên thiết kế, nên thuê ngoài thay vì tự làm để đảm bảo có những bản thiết kế đẹp và chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, cách tốt nhất để tiết kiệm được chi phí cho khâu thiết kế là bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần thiết kế như: Hình ảnh, đoạn copywrite … lúc này engineer chỉ cần lắp ghép các mãnh ghép này thành một bản thiết kế đẹp cho bạn.

Ngoài ra, các công ty in ấn chuyên nghiệp chắc chắn sẽ có đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp. Và nếu bạn sữ dụng dịch vụ in ấn và dịch vụ thiết kế in ấn tại cùng 1 công ty thì chi phí sẽ được giảm.

Phương pháp in ấn tiết kiệm

Nếu dự định in với nhiều ngôn ngữ khác nhau hoặc nhiều bản khác nhau nhưng cùng chung một chất liệu giấy, và khuôn mẫu, bạn có thể tham khảo công ty in ấn về phương pháp in ghép bản để tối ưu hóa khổ giấy, chi phí sẽ giảm đi rất nhiều. Bằng cách in ghép bản này, nhà in có thể in nhiều bản cùng một lúc và in được nhiều màu khác nhau, sẽ rẻ hơn rất nhiều so với việc in riêng mỗi bản.

Xem xét kĩ quyết định nên in equivalent grain không vì số lượng tối thiểu để in equivalent thông thường là 1000 bản, nếu số lượng ít hơn giá thành sẽ rất cao. Nếu in ít hơn 300 bản, nên cân nhắc việc in nhanh grain print màu, từ 300 đến 600 bản thì xem xét giá của 2 phương pháp in kỹ thuật số và in equivalent xem phương pháp nào rẻ hơn, còn nếu trên 600 bản thì tốt nhất bạn nên in offset.

Với những sự kiện tổ chức ở nhiều địa phương khác nhau, hãy cân nhắc chi phí giữa việc in ở một nơi rồi vận chuyển tới những chỗ khác grain là in ở tại địa phương đó. Tập trung in ở một đầu mối rồi chuyển đến những nơi khác sẽ giúp bạn kiểm soát về sự đồng nhất của chất lượng, và giá rẻ do in số lượng nhiều nhưng bạn sẽ tốn nhiều chi phí để chuyển hàng, nhất là nếu chuyển nhanh bằng máy bay, còn việc in riêng ở mỗi địa phương thì chỉ nên tiến hành khi bạn in với số lượng nhiều, bởi vì bạn sẽ phải cử người giám sát việc in ở địa phương đó để đảm bảo về chất lượng, hơn nữa giá ở từng địa phương sẽ có sự chênh lệch nhất định.

to chuc su kien

      Tổ chức sự kiện  ngày nay được xem là một trong những công cụ hiệu quả và vô cùng quan trọng với phần lớn các doanh nghiệp trong hoạt động Marketing.
Tổ chức sự kiện không chỉ nhằm thỏa mãn nhu cầu  quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp mà còn để góp phần tạo cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.



Thử tưởng tượng công việc to chuc su kien như trò chơi ghép hình, muốn có một bức tranh đẹp, chúng ta cần phải xác định được vị trí chính xác của các mảnh ghép, bức tranh càng lớn chúng ta cần càng nhiều mảnh ghép, cần càng nhiều sự chính xác, tỉ mỉ, tập trung cao độ để có thể đặt từng mảnh ghép vào vị trí duy nhất mà nó phải được đặt. Vậy thì người tổ chức sự kiện sẽ là một nghệ nhân, họ cũng sẽ phải tạo ra một tác phẩm, điểm khác nhau duy nhất là tác phẩm đó là sự kết hợp hoàn hảo của nhiều người, nhiều công cụ, nhiều yếu tố, nhiều rủi ro và áp lực của người tổ chức sự kiện trước, trong và sau sự kiện đều ở mức cao, đặc biệt là trong sự kiện, mọi sự cố đều có thể ập đến bất cứ lúc nào.Người chịu trách nhiệm quản lí phải luôn sẵn sàng tinh thần và dự trù các giải pháp để giải quyết những tình huống bất ngờ nhất. Nếu không làm tốt công tác đó, một sự kiện hoàn toàn có thể trở thành thảm họa và phản tác dụng ngay lập tức.

7 bí quyết cần biết khi tổ chức sự kiện

Có thể một số điều sau đây sẽ hỗ trợ bạn ít nhiều trong công tác Tổ chức sự kiện:

1.    Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu.  Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng.
VD: Thử tượng tượng một sự kiện về công nghệ thông tin lại toàn những quý bà, quý cô đang muốn tìm nơi mua sắm, bạn sẽ thấy kì cục đến mức nào?!? Phải biết khách hàng của bạn là ai để tạo ra một chủ đề phù hợp và xuyên suốt sự kiện.

2.    Tạo ý nghĩa cho sự kiện. Đừng vội vàng tung ngay sản phẩm hay dịch vụ. Hãy từ tốn hướng dẫn họ, cung cấp mọi thông tin cần thiết thực sự có ý nghĩa và giá trị trước khi thực hiện hoạt động bán hàng.

3.    Sự kiện phải gây được ấn tượng. Trong điều kiện ngân sách cho phép, đừng ngại tạo sự độc đáo, thu hút cho sự kiện. Tầm ảnh hưởng của sự kiện càng rộng, càng có ích cho doanh nghiệp bạn.

4.    Sử dụng một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vẫn biết tự các doanh nghiệp cũng có thể tự lực tổ chức, tuy nhiên, nếu thấy không ổn về vấn đề nào đó, hoặc không đo lường được hiệu quả truyền thông của sự kiện, hãy nhờ đến một công ty uy tín để có thể quản lí qui trình của sự kiện và có khả năng lặp lại bao nhiêu lần chào hàng sản phấm đến khách hàng một cách có hiệu quả.

5.    Quảng bá cho sự kiện. Doanh nghiệp bạn đầu tư chi phí khủng, thuê địa điểm thuộc hạng sang, lên kế hoạch chương trình vô cùng chi tiết, trang hoàng nơi tổ chức sự kiện thật lộng lẫy nhưng không ai biết đến, điều này thật khủng khiếp. Luôn ghi nhớ là sự nhận diện cao, đúng lúc, đúng nơi, đúng đối tượng,  sự kiện càng thành công và đạt được mục tiêu ban đầu bạn đề ra.

6.    Đừng quên liên tục tạo lập các mối quan hệ xung quanh. Mục đích chính của tổ chức sự kiện là bạn có thể tạo mối quan hệ với những người được mời một cách trực tiếp. Hãy để cho họ cảm thấy được chào đón và trân trọng và khả năng họ trở thành những khách hàng tiềm năng trong tương lai là rất cao.

7.    Giữ gìn mối quan hệ sau sự kiện. Một email cảm ơn sự có mặt của khách mời có lẽ là sự lựa chọn đúng đắn trong trường hợp này. Đồng thời hãy nhớ hỏi ý kiến của họ về sự kiện, ý kiến của họ sẽ là những lời khuyên hữu ích cho kinh nghiệm tổ chức sự kiện của bạn

to chuc su kien

Yếu tố thời tiết đối với Tổ chức sự kiện là một nhân tố rất quan trong mà các nhà Tổ chức sự kiên không thể bỏ qua.

Xem thêm: Sức mạnh của tổ chức sự kiện


Khí hậu thời tiết tác động trực tiếp đến công tác tổ chức sự kiện, quyết định rất lớn khả năng thành công của sự kiện, nhất là sự kiện tổ chức ngoài trời. Do vậy, xem xét thời tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết và không thể thiếu. Ở Việt Nam, mỗi một mùa đều có những đặc trưng riêng và những thông tin về thời tiết cần được tính đến khi chúng ta cân nhắc quyết định về địa điểm và ngân sách tổ chức sự kiện. Tuy không dự đoán chính xác được thời tiết song nhà tổ chức có thể chuẩn bị được những phương án xử lý cơ bản do thời những yếu tố tác động do thời tiết gây ra.

Khi tiến hành phân tích thời tiết để dự trù công việc phải kết hợp nhuần nhuyễn hai yếu tố ( tính quy luật tự nhiên và địa hình từng khu vực ) để giải quyết các yếu tố phát sinh do thời tiết gây ra.

Trước khi lên chương trình, hãy xem xét ảnh hưởng của thời tiết tới chương trình tổ chức sự kiện tới mức nào, phải nắm được lịch sử thời tiết đã diễn ra như nhiệt độ, lượng mưa, độ ẩm,…trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Cẩn có những giải pháp dự phòng đối với những hiện tượng thời tiết đó cho sự kiện ngoài trời, kể cả những địa điểm dự phòng.

to chuc su kien

Sự kiện và tổ chức sự kiện (TCSK) chiếm một phần rất quan trọng trong đời sống của mỗi con người và đời sống xã hội. Một phần rất lớn cuộc sống của chúng ta được tạo nên từ các sự kiện. Từ một buổi lễ khai giảng, một buổi tiệc sinh nhật, một cuộc họp đại hội cổ đông, cho đến các lễ hội văn hóa, lễ kỉ niệm ngày Quốc Khánh, các kỳ họp Quốc hội, các Đại hội Đảng…. các sự kiện luôn chiếm lĩnh phần lớn các trang báo, sóng truyền hình, nằm trong dự toán chi tiêu ngân sách của cá nhân, gia đình, chính quyền địa phương, chính phủ. Có thể nói, sự kiện là một phần không thể thiếu của đời sống xã hội và con người, giúp  đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu của  đời sống con người, đặc biệt là đời sống tinh thần.

 

Tất cả các sự kiện đều có những ảnh hưởng trực tiếp về mặt văn hoá, xã hội, kinh tế, chính trị  đối với người tham gia sự kiện và cả đối với cộng đồng nơi tổ chức sự kiện… Đó có thể là  sự chia sẻ trải nghiệm cùng nhau, sự nâng cao niềm tự hào về cộng đồng dân tộc, củng cố tình đoàn kết, thắt chặt mối liên hệ cộng đồng. Tuy nhiên sự kiện cũng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực về mặt xã hội. Bằng sự kiện người ta có thể thao túng sự chú ý của cộng đồng. Bằng cách lôi kéo sự chú ý của cộng đồng vào sự kiện  người ta có thể làm cho công chúng quên đi những vấn đề lẽ ra cần phải chú ý hơn. Những sai sót, sự cố trong sự kiện có thể làm xấu đi hình ảnh của cộng đồng, làm giảm uy tín của quốc gia, cá nhân, tổ chức.


Các sự kiện có thể góp phần củng cố những giá trị tốt đẹp của xã hội nhưng mặt khác, chúng cũng có thể tạo ra hoặc củng cố những định kiến không tích cực trong xã hội. Ví dụ, chương trình “Be U with Honda” của Honda Việt Nam  dường như chú trọng vào khuyến khích một lối sống mang tính cá nhân cao của một lớp trẻ có điều kiện kinh tế, có điều kiện học hành, vô tình đã đặt ra ngoài những người trẻ tuổi có thu nhập thấp, ít có điều kiện học tập và hưởng thụ (thanh niên nông thôn, công nhân các khu công nghiệp, không biết tiếng Anh).Chương trình “Là con gái thật tuyệt” của Diana đưa ra thông điệp mang tính khẳng định nữ quyền. Thông điệp này rất có ý nghĩa trong một xã hội mà tư tưởng trọng nam khinh nữ vẫn còn rơi rớt ở nhiều nơi như Việt Nam.


Bên cạnh ý nghĩa về kinh tế, các sự kiện thường mang trong mình những ý nghĩa to lớn  về mặt tinh thần, xã hội, chính trị. Các lễ hội vừa là nơi vui chơi, giải trí, vừa đồng thời là nơi lưu giữ, thể hiện và phát triển các truyền thống văn hóa, vừa là nơi gắn kết cộng đồng xã hội, củng cố các giá trị tinh thần. Các sự kiện còn là nơi tập hợp nhân dân để cổ vũ cho những sự nghiệp lớn. Các hội nghị chính trị là nơi thảo luận và quyết định các vấn đề liên quan đến vận mệnh quốc gia, dân tộc và thế giới. Các hội thảo khoa học chính là nơi tập hợp và phát triển tri thức.


Đối với ngành Quan hệ công chúng (viết tắt là PR, hoặc QHCC), to chuc su kien là một trong những nội dung quan trọng. . Sự kiện là sự thể hiện nhiều mặt của đời sống cá nhân, xã hội, tổ chức, nên nó là công cụ vô cùng hữu ích trong việc xây dựng và quảng bá hình ảnh. Với tư cách là một trong những công cụ chủ yếu của Quan hệ công chúng (PR), TCSK ngày càng trở nên phổ biến và là công cụ để các doanh nghiệp, tổ chức cùng lúc đạt được nhiều mục tiêu liên quan đến việc chuyển tải thông điệp, xây dựng hình ảnh, thu lợi nhuận về kinh tế, quảng bá văn hóa, tạo cơ hội giải trí…TCSK là công cụ giúp công ty, tổ chức chuyển tải thông điệp của mình đến với công chúng, xây dựng hình ảnh, củng cố uy tín của tổ chức, định vị thương hiệu, giới thiệu sản phẩm với khách hàng.